Nello sviluppo della piattaforma non ci siamo limitati a scrivere codice e aggiungere funzionalità; abbiamo dovuto confrontarci con realtà già esistenti e flussi di lavoro consolidati, cercando di integrarli in BeebeeDoc.
Il risultato finale supporta lo specialista e la struttura in tutte le fasi: catalogazione pazienti, refertazione, agenda appuntamenti, contabilità, amministrazione, privacy e modulistica. Ogni aspetto è trattato in maniera completa, offrendo al cliente la possibilità di gestire tutto con un unico strumento.
L’obiettivo principale è stato quello di concentrare tutte le funzionalità essenziali in BeebeeDoc, rendendolo il più semplice e intuitivo possibile, garantendo al contempo un livello di operatività elevato e standard di sicurezza di primo livello.
In questa guida illustrerò alcuni casi reali che abbiamo incontrato e che continuano a presentarsi, evidenziando soprattutto:
Metodi di lavoro sbagliati che si sono trasformati in abitudini.
Ignoranza su tematiche specifiche, in particolare questioni burocratiche quali privacy, consensi informati e aspetti fiscali.
Superficialità su aspetti legati all’attività professionale.
Durante lo sviluppo, non ci siamo limitati a fornire le funzionalità necessarie: abbiamo puntato a creare uno strumento che eviti errori, guidi il cliente nei passaggi più noiosi e laboriosi, e riduca la dipendenza da terze parti.
Errori da non sottovalutare
“Vorrei eliminare la carta dal mio studio: troppi fogli inutili con moduli firmati 5 anni fa. Ho deciso di far firmare tutti i moduli al paziente, poi scansionarli con il telefono, salvarli su Drive e, una volta digitalizzati, smaltire il cartaceo. Così risparmio spazio e costi, e addio carta!”
“Le fatture al Sistema TS? Sì, emetto circa un centinaio di fatture al mese e la gestione manuale è diventata faticosa. Ora le delego al mio commercialista: mi chiede circa 0,50 euro a fattura, ma risparmio tempo prezioso.”
“Purtroppo lavoro molto a memoria: durante le sedute non ho tempo per annotare le problematiche del paziente. Cerco nei momenti liberi o ogni sera di fare un riassunto, ma spesso dimentico dettagli. Di conseguenza, non dispongo di uno storico dei pazienti e, se tornano dopo più di un anno, non ricordo le motivazioni del loro ritorno.”
“Per gli appuntamenti uso un’agenda cartacea: devo averla sempre con me, ma non è sempre comodo. Se la dimentico, uso Calendar sul telefono e poi devo trasferire le informazioni nell’agenda. Nonostante questo, molti pazienti non si presentano perché dimenticano l’appuntamento.”
"Nella nostra struttura operiamo con 5 specialisti e una segretaria. L’agenda è gestita tramite un foglio Excel condiviso, mentre le fatture vengono elaborate in Word. Ogni specialista si occupa della propria parte clinica: alcuni mantengono documentazione cartacea (come la psicologa), altri utilizzano programmi installati sui propri computer. Quando un paziente passa da un professionista all’altro, recuperare le informazioni non è mai semplice, ma dobbiamo contenere i costi."
Questi sono solo alcuni esempi di problematiche gestite in modo errato, e la lista potrebbe essere molto più ampia. È semplicistico attribuire tutto a una mancanza di tempo, a lacune burocratiche o a una superficiale conoscenza di aspetti fondamentali.
Perciò ci è sembrato quasi ovvio chiedersi: esiste uno strumento capace di svolgere queste operazioni in modo corretto, minimizzando gli errori e rendendovi più responsabili su aspetti e tematiche che, sebbene non siano al centro della vostra professione, richiedono comunque la vostra conoscenza?
Un tool sempre a portata di mano, con tutte le informazioni necessarie disponibili in pochi clic, a un costo ragionevole e con un team di supporto pronto a intervenire sia sul fronte tecnico sia su quello burocratico. Questo è stato il focus principale e l’obiettivo finale, e siamo convinti di averlo raggiunto.