La piattaforma offre numerose funzionalità interconnesse; usarla solo per inviare le fatture al STS o per gestire le agende significa affidare a terze parti una parte fondamentale del proprio lavoro.

Consideriamo un tipico flusso di lavoro di uno studio specialistico o di un libero professionista: può essere riassunto in queste fasi:

Fissare un appuntamento sembra un’operazione semplice, ma presenta insidie da non sottovalutare: non sappiamo quando il paziente vorrà contattarci, potremmo essere fuori sede o in vacanza, e avremo quindi bisogno di conoscere i nostri impegni a lungo termine. Inoltre, il paziente è già stato presso la nostra struttura o è un nuovo potenziale cliente? Posso fissare l’appuntamento al telefono, oppure ho bisogno di maggiori informazioni sulla persona?

Un’operazione che per molti può sembrare banale può rivelarsi complicata a seconda dei tempi e delle modalità; immaginiamo uno studio con diversi specialisti.

Per superare queste difficoltà, grazie a BeebeeDoc, chiediamo le generalità della persona e fissiamo l’appuntamento per la settimana successiva. Nel nostro esempio, chiamiamo questa persona “Pinco Pallino”. Speriamo che ne ricordi, al telefono non ho potuto lasciargli nessun bigliettino di promemoria!

La settimana è trascorsa rapidamente e nella sala d’attesa arriva il nostro nuovo paziente: “Pinco Pallino”. È la prima visita e dovremo fargli firmare tutti i moduli privacy, il consenso informato sul trattamento dei dati e, se previsto dalla nostra professione, anche il consenso al trattamento.

Questa parte burocratica può risultare noiosa e lunga, facendoci perdere anche una decina di minuti. Il paziente dovrà compilare i moduli; anche se spesso si preferisce firmare sulla fiducia, dobbiamo raccoglierli e conservarli in un armadio per almeno 5 anni.

Durante l’appuntamento di un’ora, quasi la metà del tempo è andata sprecata.

Finalmente “Pinco Pallino” può spiegare la motivazione che lo ha portato a rivolgersi a noi. Nel poco tempo residuo di questa prima visita potremo svolgere al meglio la nostra attività: trattare, consultare e visitare il paziente. Ma dove annotiamo la cartella clinica e le informazioni fornite? Su fogli sparsi, in documenti catalogati su un Drive? Siamo sicuri che tali dati siano adeguatamente protetti e rispettino i requisiti di riservatezza per i dati sanitari sensibili? Inoltre, abbiamo informato il paziente su come i suoi dati vengono trattati, salvati e custoditi? Per evitare complicazioni, è meglio non scrivere nulla: la prossima volta che verrà ci faremo raccontare di nuovo tutta la sua storia.

La seduta è terminata e “Pinco Pallino” desidera saldare con Bancomat, richiede la fattura e non si oppone al suo invio al Sistema TS. Emettiamo la fattura: siamo inquadrati come Regime Forfettario, ma cosa significa? Cosa dobbiamo indicare per l'IVA, poiché non è applicabile? Come riportare l'esenzione sulla fattura? Se siamo iscritti a una cassa di previdenza, come inserirla? Recuperiamo tutti i dati del paziente e emettiamo la fattura. Usiamo un classico programma di fatturazione, generiamo il PDF e lo consegniamo al paziente; l'importo è di 80,00 euro. Dovremo aggiungere 2 euro per il bollo e apporre la marca da bollo. Fatto: incassati 82,00 euro.

Sono passate circa tre settimane dal primo appuntamento di “Pinco Pallino” e, nel frattempo, è tornato altre due volte, con la conseguente emissione di altrettante fatture. Domani scade però il termine per l’invio delle fatture del semestre al STS; dobbiamo caricare manualmente circa 55 documenti? Chiamiamo il commercialista; magari può occuparsene. Ci costerà qualcosa, ma almeno non dovremo dedicarci noi una serata intera.

Questo processo si ripete continuamente: la prassi è consolidata e, salvo qualche modifica occasionale, le operazioni rimangono le stesse – prendere appuntamenti, registrare i pazienti e richiedere tutti i consensi, refertare e valutare le cartelle cliniche, emettere fattura o ricevuta, incassare e inviare i documenti fiscali all’Agenzia delle Entrate tramite STS o SDI in base al tipo di servizio fatturato.

BeebeeDoc realizza questo lavoro in pochi semplici passaggi, definendo un flusso di lavoro standardizzato e sicuro.

Vi consente di accedere a tutti i vostri dati in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo: basta connettersi alla piattaforma e tutto è a disposizione. Semplifica le operazioni noiose e ripetitive.

Ognuno di questi passaggi è integrato da numerosi servizi complementari, che migliorano l’esperienza sia dello specialista che del paziente.

Tra le funzionalità attive di BeebeeDoc troviamo: notifiche automatiche, invio massivo delle fatture al STS, firma elettronica digitale che elimina l’uso della carta, compilazione smart delle cartelle cliniche, salvataggio dei dati e sicurezza dell’infrastruttura conforme al GDPR.

Tutte le informazioni e i dati fanno comunque parte di diverse entità che possono essere così sintetizzate e rappresentate:

Il segreto di un lavoro ottimale è far cooperare e interconnettere tutte queste entità nel modo più efficiente. BeebeeDoc realizza proprio questo: connetta ogni entità con le altre, rendendo il flusso di lavoro snello e lineare.