Il processo per richiedere una firma remota con Beebeeboard è molto simile a quello di firma descritto in precedenza. Aprendo la scheda anagrafica di un contatto, clicchiamo su una delle caselle di spunta del blocco Privacy & Consensi, scegliamo il modulo da inviare in firma e selezioniamo l'opzione “Firma Remota OTP”.
Si aprirà una slide sul lato destro con tutte le impostazioni di firma, che potremo modificare a piacimento.
Nel primo blocco potremo impostare:
Nome della richiesta: sarà l’oggetto della mail inviata al cliente.
Messaggio: il testo che verrà inserito nella mail inviata al cliente, da cui potrà firmare.
Firmatario: i dati del firmatario, già compilati in base alle informazioni anagrafiche. È necessario inserire sia l’indirizzo email sia il numero di cellulare, se la firma richiede la convalida OTP.
Nel secondo blocco specifichiamo la tipologia di firma e il livello di sicurezza desiderati:
Firma Elettronica FES / Firma Elettronica Avanzata FEA: scegliete tra FES e FEA (consultate la guida qui).
Livello di autenticazione della firma:
Senza codice OTP
Codice OTP via telefono: viene inviato un SMS al cliente con il codice.
Codice OTP via e-mail: viene inviata una mail al cliente con il codice.
Decidiamo poi come notificare al cliente che il processo di firma è andato a buon fine:
Il documento firmato viene inviato via mail al cliente.
Viene creato un nuovo documento e salvato nel gestionale.
Se, come nel nostro esempio, non avete ancora acquistato un pacchetto di firme, il gestionale vi segnalerà di essere in modalità di test e, a seconda della tipologia di firma scelta, vi inviterà a procedere con l’acquisto del pacchetto adatto.
Dopo aver cliccato su CONFERMA E INVIA, basterà attendere che il cliente proceda con la firma remota.
All’interno della mail ricevuta, il cliente cliccherà sul pulsante FIRMA IL DOCUMENTO.
Cliccando, verrà reindirizzato al modulo gestito da Yousign, dove potrà dare il consenso e firmare comodamente da casa, utilizzando PC, tablet o smartphone.
Il campo firma, come vedete, è già compilato con i dati del firmatario inseriti prima di inviare la richiesta. Premendo il pulsante FIRMA, il cliente avvierà l’autenticazione OTP; nel nostro caso riceverà il codice via SMS e lo inserirà.
Una volta che il codice è stato riconosciuto come valido, il cliente può procedere alla firma autenticata.
Il cliente può trascinare la barra oppure premere Invio per completare la firma; se utilizza tablet o smartphone con pennino, può anche scrivere la propria firma a mano.
Una volta completata la firma, il documento è ufficialmente firmato e può essere scaricato direttamente dal cliente.
Il file firmato viene inoltre caricato automaticamente in Beebeeboard, nella scheda del cliente.
Il cliente ha apposto la firma elettronica comodamente da casa; noi riceviamo il documento firmato, ma non è necessario conservarlo in un armadio per anni. L’intero processo può durare meno di un minuto e viene svolto insieme al cliente, direttamente al telefono.