Beebeeboard offre un’area dedicata alla compilazione e alla firma dei moduli privacy e consensi. Poiché si tratta di un tema delicato, è possibile sfruttare diversi livelli di risorse, garantendo sempre il massimo valore legale.
In questa guida spiegheremo come Beebeeboard può gestire la privacy e i consensi, dalla tradizionale firma cartacea fino alla Firma Elettronica Avanzata. Le istruzioni dettagliate per configurare ogni fase saranno trattate nelle guide successive.
Prima di approfondire le modalità d’uso, definiamo la terminologia che utilizzeremo in questa guida:
Modulo: documento da firmare e accettare dal cliente, ad esempio privacy, consenso informato o contratto di acquisto.
Consensi: conferme che il cliente deve esplicitamente accettare o rifiutare all’interno del modulo.
Firma: area del modulo dove l’utente appone la propria firma.
Da questa terminologia emerge che le possibilità sono varie, ma si possono riassumere così:
Possibili da 1 a più moduli.
Ogni modulo può contenere da zero a un numero determinato di richieste di consenso.
Ogni modulo può richiedere da zero a più firme, anche da utenti diversi.
Esaminiamo un esempio pratico: un modulo anonimo di consenso al trattamento dei dati e alle prestazioni sanitarie di un poliambulatorio.
Il paziente compila il modulo al suo arrivo in studio, inserendo i propri dati anagrafici, selezionando le spunte di consenso richieste e firmandolo.
Nel nostro esempio, il paziente seleziona le seguenti voci:
Non sono portatore di pacemaker.
Non sono in gravidanza.
Non ho processi neoplastici in atto.
Autorizzo la trasmissione dei miei dati al STS.
Autorizzo lo studio a inviarmi newsletter via email.
e decide invece di non selezionare le seguenti voci:
Non autorizzo lo studio a conservare dati appartenenti a categorie particolari per la gestione della cartella sanitaria.
Non autorizzo lo studio a effettuare foto o riprese video per monitorare il mio stato di salute.
Come può Beebeeboard aiutarvi a digitalizzare e velocizzare questo processo di firma, preservando al contempo il valore legale della stessa?
Firma cartacea e utilizzo delle spunte di consenso
Il primo metodo di utilizzo è il più banale e sfrutta meno le potenzialità della piattaforma. In sostanza consiste nell’andare a seguire questo iter:
Far firmare il modulo al paziente
Compilare manualmente le spunte di consenso nella relativa scheda anagrafica
Archiviare il documento cartaceo firmato in un armadio sicuro e conforme alle norme sulla privacy
In pratica si tratta di continuare a usare il metodo cartaceo tradizionale, facendo compilare al cliente tutti i dati anagrafici, e poi riportando manualmente le caselle di spunta nel gestionale per sapere cosa è stato accettato e cosa no.
Questa soluzione è adatta a liberi professionisti che hanno pochi documenti da far firmare ai clienti, ma vogliono segmentare la clientela in base alle caselle di spunta accettate (campagne di marketing, problematiche di salute, ecc.).
Andiamo quindi nella scheda del paziente, clicchiamo sulla barra dei consensi, spuntiamo di verde i consensi accettati e di rosso quelli non accettati, ottenendo il risultato finale.
Firma cartacea con autocompilazione dei dati del cliente
Caricando il modulo in Beebeeboard, dalla scheda del cliente potremo inviarlo in firma già compilato con tutti i suoi dati anagrafici presenti sulla piattaforma. Nelle prossime guide spiegheremo come caricare il modulo e abilitare l’autocompilazione; qui mostriamo il risultato che potrete ottenere. Dalla scheda del paziente clicchiamo sulla barra Privacy & Consensi, selezioniamo il modulo da far firmare, poi scegliamo STAMPA e stampiamo il documento cartaceo. Il cliente lo firmerà e ripeteremo i passi del punto precedente (compilando manualmente le caselle di consenso).
Il modulo che stamperemo sarà il seguente, già compilato nelle parti di anagrafica
Questo processo, rispetto al precedente, permette di risparmiare tempo nella compilazione dei dati del cliente, ma non sfrutta ancora le potenzialità complete della piattaforma.
Firma Elettronica Avanzata (FEA)
Rappresenta sicuramente il massimo grado di utilizzo di Beebeeboard per quanto riguarda la gestione dei moduli e consensi. Permette di eliminare completamente la carta dal processo lavorativo mantenendo il valore legale della firma.
Di seguito una breve descrizione del procedimento; per una trattazione completa potete consultare l’intera sezione dedicata alla FEA nelle guide: Firma Elettronica Avanzata (FEA)
Dalla scheda del cliente potete mandare in firma su tablet il documento; il cliente, dal tablet, spunterà i consensi richiesti e procederà alle firme necessarie. Il documento firmato genererà un PDF che verrà automaticamente caricato sulla piattaforma nella sua scheda personale e potrà essere scaricato o inviato al cliente via mail.
Il processo tramite FEA si basa su un’applicazione gratuita sviluppata dal team di Beebeeboard e scaricabile direttamente dagli store Android e iOS.
Firma One Time Password (OTP)
L’ultima tipologia di firma elettronica che Beebeeboard mette a disposizione è la firma OTP. Abbiamo dedicato una intera sezione di guide che vi invitiamo a consultare per ottenere tutte le informazioni sulla firma OTP: Firma One Time Password (OTP).
Il procedimento è analogo, sia per risultato che per modalità, alla FEA; la differenza principale è che il cliente può firmare anche da remoto. Riceve una mail con il documento da firmare, segue le istruzioni, spunta i consensi e firma con un codice inviato via SMS.
In questo modo si elimina completamente l’uso della carta, ottenendo file elettronicamente firmati a norma di legge e salvati direttamente nella scheda del cliente in Beebeeboard.
A questo punto è naturale chiedersi quale strada seguire. La risposta non è banale: dipende. Dipende dalla realtà in cui il processo di firma deve essere implementato, dal volume di documenti e firme da ottenere, dai costi che si è disposti a sostenere e dai rischi che si è pronti a correre.
Tutte le soluzioni proposte sono valide, funzionanti e perfettamente a norma di legge, ma richiedono una conoscenza approfondita del procedimento, degli obblighi e dei doveri relativi a privacy e consensi dei clienti, soprattutto in ambito sanitario dove i dati trattati sono particolarmente sensibili.