In questa guida scopriamo come conservare gratuitamente a norma i file XML delle fatture elettroniche tramite il portale Fatture e Corrispettivi, gestito dall’Agenzia delle Entrate.
Ci sono due modalità per conservare a norma i file XML delle fatture elettroniche:
Conservazione automatica: si applica alle fatture emesse e ricevute a partire dalla data di adesione al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate.
Conservazione manuale: si applica alle fatture emesse e ricevute prima della data di adesione al servizio.
Esaminiamo entrambi i metodi nel dettaglio.
Conservazione automatica
Accesso al portale: accedi a Fatture e Corrispettivi con SPID, CNS o le credenziali di accesso (codice fiscale, codice Entratel, password e PIN).
Primo accesso: Se è la prima volta che accedi al portale, dovrai visionare e accettare il contratto. Successivamente, clicca su “Prosegui” per continuare.
Navigazione: Dalla pagina di Benvenuto, seleziona “Fatturazione elettronica e Conservazione”. Poi clicca su “Accedi alla sezione Conservazione”. Qui potrai visionare il manuale e l’accordo di servizio.
Adesione al servizio: dopo aver accettato le condizioni, clicca su “Aderisci al servizio di conservazione”. Da quel momento, tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio verranno conservate automaticamente.
Durata: Ogni documento sarà conservato per 15 anni dalla data di conservazione nel Sistema di Interscambio.
Conservazione manuale
Per chi ha aderito al servizio di conservazione, è disponibile la modalità manuale per conservare le fatture emesse e ricevute prima della data di adesione.
Caricamento manuale: Vai alla sezione “Nuovo invio in conservazione” e clicca su “Fai una nuova richiesta di conservazione”. Seleziona i file XML, sia firmati che non firmati, e premi “INVIA” per caricarli.
Esito: Entro 72 ore riceverai una ricevuta che conferma l’avvio del processo di conservazione; in caso di errori verrà emesso un rifiuto.
Attenzione: I documenti caricati manualmente che sono già stati conservati automaticamente non possono essere inseriti nuovamente. Per esempio, se si aderisce al servizio a maggio e si carica un file di luglio, il Sistema potrebbe rifiutare l’operazione perché il documento è già stato conservato.
Anche per la modalità manuale, i documenti saranno conservati gratuitamente per 15 anni.
Errori comuni
Limiti di caricamento: si verifica un errore se il file XML supera i 5 MB o contiene più di 10 fatture.
Formato non corretto: si mostra un errore se il file caricato non ha un’estensione valida (xml, p7m, zip).
Data documento: verrà segnalato un errore se la data del documento è successiva alla data di adesione o all'aggiornamento dell'accordo di servizio.
Archivio scartato: se un file in un archivio di fatture viene scartato, l’intero archivio verrà rifiutato.
Revoca del servizio
Per interrompere il servizio, accedi alla sezione “Gestione dell’accordo di servizio” e seleziona “Revoca”. In questo modo verrà sospesa la conservazione automatica delle fatture elettroniche.
Questa guida fornisce una panoramica delle procedure per la conservazione a norma. Per ulteriori dettagli, consulta il portale Beebeeboard o la sezione supporto.Fatture e Corrispettivi.