Ogni specialista che fattura ha le sue preferenze di fatturazione: chi emette la fattura, regime fiscale, IVA, ritenuta, rivalsa, bollo, numerazione e IBAN. Le imposti una volta in Impostazioni, Preferenze di fatturazione: da quel momento le nuove fatture di quello specialista si compilano da sole con questi dati.

Il video mostra gli stessi passi scritti qui sotto, con l'esempio di una fisioterapista in regime forfettario iscritta alla gestione separata INPS. Se preferisci leggere, segui i passi numerati.

Prima di iniziare

Ti servono circa 15 minuti per ogni specialista. Tieni a portata di mano:

Chi può farlo: lo specialista che emette le fatture o un amministratore dello studio.
I dati fiscali: codice fiscale, partita IVA e indirizzo della sede.
Il regime fiscale (forfettario, ordinario, minimi) e la cassa previdenziale o la gestione separata INPS a cui sei iscritto: se hai dubbi chiedi al commercialista.
L'IBAN del conto su cui ricevi i bonifici.

Come impostare le preferenze di fatturazione

1. Apri Preferenze di fatturazione

Dal menu a sinistra apri Impostazioni e, nel gruppo Fatture e incassi, clicca Preferenze di fatturazione.

2. Scegli lo specialista

In Professionisti clicca il nome dello specialista. Se non c'è, premi Aggiungi professionista in alto a destra e cercalo tra i contatti.

Suggerimento: la riga Tutto lo studio contiene le regole uguali per tutti (vedi più sotto, «Se la tua situazione è diversa»). Le preferenze di ogni specialista sono invece nella sua riga.

3. Compila Chi emette la fattura

A sinistra, in In questa pagina, trovi le sezioni da compilare: la spunta verde indica quelle già complete, e sotto il nome dello specialista leggi quante lo sono (per esempio 5 di 5 sezioni completate). Si apre la sezione Chi emette la fattura:

scegli Persona fisica (libero professionista) o Persona giuridica (società, studio associato);
scrivi cognome e nome (o la ragione sociale) e l'indirizzo della sede;
scrivi Codice fiscale e Partita IVA. In Altri dati (facoltativi) trovi anche PEC e REA.

Premi Salva in basso a destra. A destra, Come verrà la fattura mostra un esempio calcolato su una prestazione da 100 €, e si aggiorna mentre modifichi.

4. Controlla regime fiscale, IVA e ritenuta

Apri Tasse e contributi. In Regime fiscale scegli Forfettario, Ordinario, Minimi o, con Altro, un regime dall'elenco completo. Il programma propone da solo le impostazioni adatte:

Aliquota IVA: con il forfettario è 0% con Natura IVA N2.2 (non soggette); con l'ordinario scegli l'aliquota delle tue prestazioni. Con 0% la natura è obbligatoria: premi Seleziona motivo esenzione, sotto Natura IVA, per sceglierla.
Ritenuta d'acconto: con il forfettario e i minimi la riga mostra Esente — forfettario (o il regime dei minimi) e, se la apri, leggi Non applicabile: non c'è niente da fare. Negli altri regimi accendila solo se fatturi ad aziende, enti o PA (Pubblica Amministrazione) che fanno da sostituto d'imposta, e indica aliquota, Tipo di ritenuta e Causale / natura.

5. Imposta la rivalsa previdenziale

Se sei iscritto a una cassa professionale o alla gestione separata INPS, anche in regime forfettario, accendi Rivalsa previdenziale e compila:

Campo	Cosa scegliere
Cassa previdenziale / INPS	Il tipo di rivalsa. Senza tipo la rivalsa non viene calcolata.
Cassa previdenziale o Gestione INPS	L'ente: per esempio ENPAM, ENPAP, ENPAPI; con INPS è già scelto.
Aliquota (%)	Per esempio 4 per la gestione separata INPS, 2 per molte casse.
Codice IVA (%) e Natura IVA	Gli stessi delle tue prestazioni: la rivalsa si calcola solo sulle righe con questo codice IVA (e, con 0%, con questa natura). Nel forfettario: 0% e N2.2.
Attiva di default sulle nuove fatture	Lasciala spuntata se la rivalsa va su tutte le fatture.

Nell'anteprima a destra compare subito la riga della rivalsa.

6. Imposta l'imposta di bollo e salva

Accendi Imposta di bollo se emetti fatture esenti IVA sopra 77,47 € (il bollo è di 2 €). Il bollo ha bisogno della sua Natura IVA: se in alto leggi Manca l'esenzione, premi Seleziona esenzione IVA, nella finestra Esenzioni IVA clicca la natura (nel forfettario N2.2: Non soggette) e poi il riferimento di legge (Regime Forfettario).

Poi scegli le spunte:

A carico del cliente: aggiunge in fattura una riga che riaddebita il bollo al paziente. Se resta vuota, il bollo lo paghi tu.
Bollo virtuale: solo se l'Agenzia delle Entrate ti ha autorizzato a pagarlo in modo virtuale; altrimenti lasciala vuota e applica la marca da bollo.
Bollo imponibile: vale solo insieme ad A carico del cliente, se il riaddebito deve entrare nella base imponibile.

Premi Salva: compare il messaggio «Salvataggio avvenuto».

7. Scegli la numerazione e la frase in fondo alla fattura

Apri Numerazione. In Sezionali ogni riga è una numerazione: Tipo documento (di solito TD01: Fattura), Prefisso e Suffisso del numero (per esempio FT e 2026) e Predefinito, da spuntare sulla numerazione che vuoi usare per le nuove fatture. Con Aggiungi sezionale ne crei un'altra.

In Note in fattura scrivi, se vuoi, la frase da stampare in fondo a ogni fattura: per esempio la dicitura del forfettario. Premi Salva.

Attenzione: cambiare la numerazione predefinita cambia il numero delle nuove fatture. Prima di farlo leggi la guida «Numerazione e sezionali».

8. Scrivi IBAN e banca

Apri IBAN e banca e scrivi Istituto finanziario, IBAN e, se serve, SWIFT/BIC: compaiono in fondo alla fattura, per chi paga con bonifico. Premi Salva: se l'IBAN è sbagliato leggi IBAN non valido: controlla le cifre inserite.

9. Controlla il Riepilogo

Apri Riepilogo: sotto il nome dello specialista leggi quante sezioni sono complete, e in Riepilogo impostazioni fattura vedi tutto quello che hai impostato, sezione per sezione. Modifica ti riporta alla sezione da correggere.

Risultato: in una nuova fattura di questo specialista regime, IVA, rivalsa, bollo, numerazione e IBAN sono già compilati.

Se non succede: controlla che nella fattura, in Emessa da, ci sia proprio questo specialista, e che la fattura sia stata creata dopo il salvataggio delle preferenze.

Se la tua situazione è diversa

Vuoi regole uguali per tutto lo studio

Nell'elenco apri Tutto lo studio (solo per gli amministratori): decidi chi emette le fatture quando non lo scegli, le scorciatoie Emessa da proposte in fattura, le diciture, le unità di misura, le aliquote IVA in più e la riga del bollo. Premi Salva: vale per tutto lo studio.

Sei in regime ordinario

In Regime fiscale scegli Ordinario. In Aliquota IVA scegli l'aliquota delle tue prestazioni: per le prestazioni sanitarie esenti è 0% con natura N4 (art. 10). Se fatturi anche ad aziende o enti che fanno da sostituto d'imposta, accendi Ritenuta d'acconto. Chiedi conferma al commercialista.

Devi impostare il Sistema Tessera Sanitaria o la fattura elettronica

Le sezioni Sistema Tessera Sanitaria e Fattura elettronica sono in questa stessa pagina. I passi sono nelle guide «Credenziali del Sistema Tessera Sanitaria» e «Fattura elettronica: attivare il canale SDI».

Uno specialista non deve più fatturare

Apri lo specialista e premi Rimuovi emittente in basso a sinistra, poi Rimuovi: non potrà più emettere nuove fatture.

Domande frequenti

Ho attivato la rivalsa ma in fattura non compare: perché?

La rivalsa si calcola solo sulle righe che hanno lo stesso Codice IVA indicato nella rivalsa e, con IVA 0%, la stessa natura, e solo se il tipo è Cassa previdenziale o Gestione INPS. Controlla che codice IVA e natura della rivalsa siano quelli delle tue prestazioni e premi Salva. Se manca il tipo, l'ente, l'aliquota o il codice IVA, il programma non salva la rivalsa e ti dice cosa manca.

Ho cambiato le preferenze ma le fatture già create non cambiano: è normale?

Sì. Rivalsa, bollo e ritenuta vengono copiati nella fattura quando scegli chi la emette, e le fatture già create li conservano. In una bozza apri Modifica → Opzioni e premi Riprendi rivalsa e bollo dalle impostazioni di …. Togliere una spunta in una fattura vale solo per quella fattura.

Sono nel regime forfettario: devo mettere la ritenuta d'acconto?

No. Quando scegli Forfettario (o Minimi) in Regime fiscale, BeebeeDoc toglie la ritenuta dalle preferenze e in Ritenuta d'acconto leggi Non applicabile, senza poterla attivare. Se in una singola fattura la applichi comunque, la fattura ti avvisa che nel forfettario di norma non si applica, ma non la blocca: toglila da lì e verifica con il commercialista.

Persona fisica o persona giuridica: cosa cambia?

In Chi emette la fattura scegli Persona fisica (libero professionista, privato) oppure Persona giuridica (società, studio associato). Se sei un professionista con partita IVA e non hai una società, di solito è Persona fisica: in caso di dubbio chiedi al commercialista.

Devo attivare l'IVA anche se sono esente?

Sì: l'IVA resta con Aliquota IVA 0% e, con lo 0%, devi indicare la Natura IVA (per le prestazioni sanitarie esenti è N4, art. 10). Nei regimi esenti l'aliquota 0% è già preselezionata.

Cosa vuol dire «Attiva di default sulle nuove fatture»?

Con la casella spuntata rivalsa o ritenuta compaiono già nelle nuove fatture; se in una fattura non sono dovute, le togli lì. Senza la spunta le aggiungi tu, fattura per fattura.

Perché con «A carico del cliente» mi chiede una natura IVA?

Il bollo diventa una riga della fattura e quella riga ha bisogno del motivo dell'esenzione IVA: se manca leggi «Scegli il motivo dell'esenzione IVA del bollo». Sceglilo e salva.

Preferenze di fatturazione dello specialista