Questo glossario spiega in parole semplici i termini e le sigle che trovi in BeebeeDoc, il gestionale per studi medici e di fisioterapia. Per ogni termine trovi cosa significa, dove compare nel programma e quale guida leggere per approfondire. I termini sono in ordine alfabetico.

L’agenda è il posto di uno specialista nel calendario: ogni specialista in colonna occupa un’agenda, e il numero di agende dipende dall’abbonamento dello studio. Se compare «agende esaurite» ne serve una in più.

Per approfondire: Rinnovare l'abbonamento e comprare pacchetti · Il nuovo specialista non compare in agenda.

L’appuntamento è la visita o la seduta fissata in calendario per un paziente, con specialista, trattamento, ora e durata. Si crea dal Calendario o dalla scheda del paziente.

Per approfondire: Come fissare un appuntamento.

L’autofattura è il documento che lo studio emette al posto del fornitore quando compra servizi o beni dall’estero o in reverse charge (inversione contabile dell’IVA). Si fa in Fatturazione.

Per approfondire: Fare un'autofattura da un acquisto.

Il bollo è l’imposta di bollo, un’imposta fissa che si applica alle fatture esenti IVA sopra una soglia di importo. Si attiva nelle Preferenze di fatturazione dello specialista, dove si sceglie anche se addebitarla al paziente.

Per approfondire: Preferenze di fatturazione dello specialista · Rivalsa, ritenuta o bollo non compaiono in fattura.

Il calendario slot è una vista del calendario a caselle con le ore libere e occupate di ogni persona, utile per trovare subito un posto. Compare nel menu solo se lo studio l’ha attivata.

Per approfondire: Come usare il calendario slot.

Il caso clinico è il contenitore di tutto ciò che riguarda un problema di salute del paziente: le schede cliniche, i file, i referti. Si apre dalla scheda del paziente, sezione Clinica, con Nuovo caso clinico.

Per approfondire: Come aprire il primo caso clinico e compilare la prima scheda.

Il codice fiscale (CF) del paziente viene calcolato da BeebeeDoc con Calcola il codice fiscale e copiato in fattura e nell’invio al Sistema Tessera Sanitaria.

Per approfondire: Creare un nuovo paziente e calcolare il codice fiscale.

Il consenso è l’autorizzazione che il paziente firma (privacy, cure, foto, SMS), con una scadenza. I moduli si preparano in Impostazioni → Moduli e consensi e si fanno firmare dalla scheda del paziente con Fai firmare.

Per approfondire: Consensi privacy e moduli da firmare · Come far firmare i consensi al paziente.

Il conto del paziente è la parte della sua scheda dove compaiono gli appuntamenti da incassare e da fatturare, e dove si incassano o si mettono in fattura.

Per approfondire: Incassare un appuntamento.

L’elettromedicale è un apparecchio dello studio (Tecar, laser, ecografo) collegato ai trattamenti: in agenda BeebeeDoc avvisa se l’apparecchio è già occupato a quell’ora. Si crea in Impostazioni → Stanze ed elettromedicali con Aggiungi elettromedicale.

Per approfondire: Stanze ed elettromedicali: crearli e collegarli ai trattamenti.

La FES (firma elettronica semplice) e la FEA (firma elettronica avanzata) sono i due tipi di firma a distanza con cui il paziente firma un documento dal telefono, con un codice OTP. La FEA ha più valore legale e richiede che il paziente abbia prima firmato l’informativa FEA; le firme si comprano a pacchetti.

Per approfondire: Come far firmare i consensi al paziente.

Il Fascicolo Sanitario Elettronico (FSE) è il fascicolo online di ogni cittadino dove lo studio può mandare i referti firmati. Si attiva in Impostazioni → Fascicolo Sanitario Elettronico; i referti si mandano dalla pagina Referti FSE.

Per approfondire: Attivare il Fascicolo Sanitario Elettronico e la firma con smart card · Mandare un referto al Fascicolo Sanitario Elettronico.

La lista d’attesa è l’elenco dei pazienti che aspettano un posto libero con uno specialista. Si apre dal Calendario con Lista d’attesa; quando si libera un posto, si sceglie il paziente da Dalla lista d’attesa.

Per approfondire: Come usare la lista d'attesa dei pazienti.

La nota di credito è il documento che annulla, in tutto o in parte, una fattura già emessa: una fattura emessa non si cancella. Si crea dalla fattura con Crea da questo documento → Nota di credito.

Per approfondire: Correggere una fattura con la nota di credito.

L’NRE (numero di ricetta elettronica) è il codice di 15 caratteri della ricetta elettronica del Servizio Sanitario, da inserire nell’appuntamento insieme al quesito diagnostico. Il campo NRE / Ricette c’è solo se lo studio ha attivo il Fascicolo Sanitario Elettronico.

Per approfondire: Come inserire la ricetta e il quesito diagnostico nell'appuntamento.

L’OTP (one-time password, codice usa e getta) è il codice temporaneo che il paziente riceve per SMS o per mail e scrive per firmare a distanza. Si sceglie in Fai firmare con A distanza, con codice OTP.

Per approfondire: Come far firmare i consensi al paziente.

La PA (Pubblica Amministrazione) comprende gli enti pubblici. Per fatturare a un ente pubblico si sceglie il tipo PA nel riquadro Paziente della fattura e si compila il recapito del Sistema di Interscambio.

Per approfondire: Fatture ad aziende, clienti esteri e PA.

Il pacchetto è un gruppo di sedute vendute insieme al paziente (per esempio 10 sedute di fisioterapia): ogni appuntamento ne scala una e il contatore mostra quante ne restano. Si aggiunge dalla scheda del paziente in Appuntamenti → Pacchetti.

Per approfondire: Come vendere e usare un pacchetto di sedute.

Le preferenze di fatturazione sono la pagina in Impostazioni dove ogni specialista che fattura imposta chi emette, regime, IVA, ritenuta, rivalsa, bollo, numerazione, IBAN, canale del Sistema di Interscambio e credenziali del Sistema Tessera Sanitaria.

Per approfondire: Preferenze di fatturazione dello specialista.

Il preventivo è un’offerta con i prezzi da mandare al paziente prima delle cure; se il paziente la accetta, si trasforma in fattura con Trasforma in fattura. Si fa da Preventivi.

Per approfondire: Fare un preventivo e trasformarlo in fattura.

La prima nota è il registro di tutte le entrate e uscite dello studio, con il saldo per conto (per esempio Cassa e Banca) e per periodo. Si riempie da sola con gli incassi registrati.

Per approfondire: Prima nota e registro incassi.

La pro forma è un documento salvato senza numero e senza valore fiscale, da completare più tardi: non viene mandato al Sistema di Interscambio né al Sistema Tessera Sanitaria. Si crea con Salva pro forma e si trasforma in fattura con Completa la pro forma.

Per approfondire: Emettere una fattura da zero.

Il referto FSE è il documento clinico (per esempio di radiologia, laboratorio o specialistico) che si scrive nel caso clinico e si manda al Fascicolo Sanitario Elettronico dopo averlo generato e firmato con la smart card.

Per approfondire: Mandare un referto al Fascicolo Sanitario Elettronico.

La ricevuta è il documento che si rilascia al paziente per un incasso quando non si fa la fattura. Si crea dal Conto del paziente con Ricevuta.

Per approfondire: Fattura dagli appuntamenti.

La ritenuta d’acconto è la parte del compenso che un’azienda, un ente o la Pubblica Amministrazione trattiene e versa al fisco al posto dello specialista. Si attiva nelle Preferenze di fatturazione solo se si fattura a sostituti d’imposta.

Per approfondire: Preferenze di fatturazione dello specialista · Rivalsa, ritenuta o bollo non compaiono in fattura.

La rivalsa previdenziale è il contributo per la cassa professionale dello specialista (per esempio ENPAM o ENPAP) o per la gestione separata INPS, che si aggiunge in fattura. Si imposta nelle Preferenze di fatturazione.

Per approfondire: Preferenze di fatturazione dello specialista.

Il registratore telematico (RT) è la cassa collegata a BeebeeDoc che stampa lo scontrino e manda i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate. Si usa da Pagamenti e dal menu Registratori RT.

Per approfondire: Scontrino con il registratore telematico.

Il ruolo è l’insieme dei permessi che decide cosa vede e cosa fa una persona (per esempio la segreteria non vede la cartella clinica). Si crea in Impostazioni → Ruoli e permessi.

Per approfondire: Creare un ruolo e scegliere i permessi.

La scheda clinica è il foglio che si compila durante una visita (valutazione, trattamento o esito) dentro un caso clinico, partendo da un modello. Si crea nel caso clinico con Nuova scheda.

Per approfondire: Come aprire il primo caso clinico e compilare la prima scheda · Creare e modificare i modelli di scheda clinica.

Il Sistema di Interscambio (SDI) è il sistema dell’Agenzia delle Entrate che riceve e consegna le fatture elettroniche. Ogni specialista attiva il proprio canale nelle Preferenze di fatturazione; lo stato di ogni fattura (per esempio consegnata o scartata) si legge nella fattura stessa.

Per approfondire: Fattura elettronica: attivare il canale SDI · Mandare la fattura al paziente e leggere lo stato SDI.

Il sezionale è una serie di numerazione delle fatture (per esempio FT 2026/001): ogni specialista può averne più di uno. Si imposta nelle Preferenze di fatturazione, sezione numerazione.

Per approfondire: Rifare una fattura cancellata con lo stesso numero.

Il Sistema Tessera Sanitaria è il sistema del Ministero dell’Economia a cui lo studio manda le spese sanitarie dei pazienti per il 730 precompilato. Servono username, password e PIN di chi emette; l’invio si fa dalla fattura o dalla pagina del Sistema Tessera Sanitaria.

Per approfondire: Credenziali del Sistema Tessera Sanitaria · Mandare le spese sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria (730 precompilato).

Lo specialista è chi visita o fa le sedute (medico, fisioterapista, psicologo…): ha la sua colonna in calendario, i suoi orari e, se fattura, le sue preferenze di fatturazione. Si aggiunge in Impostazioni → Persone e accessi.

Per approfondire: Aggiungere una persona e darle l'accesso.

La stanza è un ambulatorio o una sala dello studio collegata ai trattamenti: in agenda BeebeeDoc avvisa se la stanza è già occupata. Si crea in Impostazioni → Stanze ed elettromedicali con Aggiungi stanza.

Per approfondire: Stanze ed elettromedicali: crearli e collegarli ai trattamenti.

Il teleconsulto è la visita in videochiamata: si fissa l’appuntamento come al solito e si spunta Videochiamata; il paziente riceve il link con il promemoria e lo specialista entra con Partecipa alla videochiamata.

Per approfondire: Come fare un teleconsulto in videochiamata.

Il trattamento è una prestazione dello studio (visita, seduta, esame) con prezzo, durata, specialisti che la fanno ed eventuali stanza ed elettromedicale. Si crea da Trattamenti con Nuovo trattamento.

Per approfondire: Creare i trattamenti.