In BeebeeDoc puoi farli firmare a distanza con un codice monouso, in studio sul tablet o su carta. In questa guida vedi il percorso a distanza, passo per passo, e cosa fare con gli altri due modi.

Il video mostra gli stessi passi scritti qui sotto. Dura circa un minuto e mezzo: nel video la richiesta non viene inviata, per non mandare nulla al paziente.

Prima di iniziare

Ti servono 3 minuti. Prima di cominciare controlla:

Chi può farlo: la segreteria e gli specialisti.
Firma a distanza: servono firme disponibili del tipo che scegli (firma elettronica semplice o avanzata) e la mail o il cellulare del paziente.
Firma sul tablet: serve l'app Beebeesign abbinata allo studio.
I moduli e i consensi da chiedere li prepara chi amministra lo studio.
Paziente minorenne: collega prima il genitore o tutore.

Attenzione: la richiesta di firma a distanza è reale: appena premi Conferma e invia il paziente riceve il link e il codice. Controlla bene i recapiti prima di inviare.

Come far firmare i consensi

1. Guarda quanti consensi mancano

Apri la scheda del paziente. In alto il riquadro Consensi dice quanti sono da chiedere; se manca qualche modulo, ne vedi il nome.

2. Apri Consensi e privacy

Apri la scheda Anagrafica e scorri in fondo, fino a Consensi e privacy. Accanto al modulo da firmare clicca Fai firmare. Nel video si parte da qui, dalla scheda Anagrafica.

3. Scegli come far firmare

In Come firma trovi tre scelte: A distanza, con codice OTP (il paziente riceve un link e un codice e firma dal suo telefono), In studio, sul tablet (il paziente firma con il dito o la penna) e Stampa e firma a penna (stampi il modulo e poi carichi il foglio firmato). Clicca A distanza, con codice OTP.

4. Controlla chi firma

Si apre il pannello Firma remota. In Chi firma controlla Nome, Cognome, Cellulare e Mail: il link e il codice arrivano a questi recapiti. Il Cellulare serve per il codice via telefono; la Mail serve per il codice via e-mail e per Lo mandiamo per mail.

5. Scegli tipo di firma e riconoscimento

In Tipo di firma scegli Firma elettronica semplice (FES) o Firma elettronica avanzata (FEA): accanto vedi quante firme ti restano. In Come si riconosce chi firma scegli Senza codice OTP, Codice OTP via Telefono o Codice OTP via e-mail. Con Senza codice OTP il paziente firma dopo aver letto; con Codice OTP via Telefono riceve un codice per SMS. Con la FEA resta solo Codice OTP via Telefono: Senza codice OTP e Codice OTP via e-mail si scelgono con la FES.

6. Scegli come arriva il documento e invia

In Nome della richiesta scrivi come vuoi chiamarla (per esempio «Consenso privacy»); in Messaggio puoi scrivere una nota, che viene aggiunta alla mail inviata al paziente.

In Come arriva il documento scegli Lo mandiamo per mail oppure Creo solo il link, se vuoi mandarlo tu. Se serve scegli la Lingua. Poi clicca Conferma e invia.

Attenzione: se leggi Firme semplici (FES) esaurite o Firme avanzate (FEA) esaurite, quel tipo di firma a distanza è finito: scegli l'altro tipo, usa il tablet o la carta, oppure compra un nuovo pacchetto in Impostazioni, Abbonamento (guida «Come rinnovare l'abbonamento e comprare SMS, fatture elettroniche, firme e agende in più»).

7. Segui la richiesta

Apri Documenti firmati dal menu a sinistra. Nella scheda Firmati trovi i documenti già firmati; la scheda Da Firmare elenca le richieste ancora in attesa. Se sei sul tablet, aspetta il messaggio Documento firmato; se non arriva premi Controlla la firma.

Risultato: quando il paziente firma, il documento compare in Documenti firmati e nella scheda del paziente, in Consensi e privacy, di solito entro pochi minuti. Premi Aggiorna per ricaricare i consensi.

Se non succede: il documento può impiegare qualche minuto. Se dopo un'ora la richiesta è ancora in Da Firmare, non mandarne un'altra: leggi l'articolo sul paziente che ha firmato ma il documento non si vede.

Se la tua situazione è diversa

Il paziente ha firmato il modulo su carta

In Consensi e privacy, sotto Copie cartacee firmate, premi Carica file e carica la scansione del foglio. Poi segna i consensi a mano: clicca Cambia accanto al consenso e scegli Accettato o Rifiutato. Si salva appena tocchi la scelta.

Gli stati dei consensi nella scheda

Nel riquadro Consensi e privacy ogni consenso ha uno di questi stati:

Da chiedere: non ancora compilato;
Accettato, con la data;
Rifiutato, con la data;
Scaduto: il consenso aveva una scadenza ed è passata.

Per cambiarlo clicca Cambia e scegli la risposta: si salva appena la tocchi.

Compare «Manca l'autorizzazione alla firma avanzata (FEA)»

Il paziente non ha ancora autorizzato la firma elettronica avanzata. Scegli Fai firmare anche la FEA (consigliato la prima volta) oppure Procedi senza.

La richiesta non arriva al paziente

Apri Documenti firmati, scheda Da Firmare, apri la richiesta e usa Copia link per mandarglielo tu.

Voglio attivare la firma a distanza con valore legale

All'inizio la firma a distanza è in prova: le richieste arrivano al paziente, ma le firme non hanno valore legale e non consumano firme. Per passare alle firme vere:

Fai qualche prova con i tuoi moduli, seguendo i passi di questa guida.
Compra un pacchetto di firme in Impostazioni, Abbonamento, Crediti e pacchetti (guida «Come rinnovare l'abbonamento e comprare SMS, fatture elettroniche, firme e agende in più»).
Apri Impostazioni, Firma a distanza e accendi Firme vere. Si salva da solo.

Da quel momento ogni richiesta usa 1 firma del tipo scelto. Le firme si consumano come gli SMS e non scadono. In Firme disponibili vedi quante Firma elettronica semplice (FES) e Firma elettronica avanzata (FEA) ti restano.

Devo abbinare un tablet e controllare la licenza

Per far firmare a mano su un tablet apri Impostazioni, Firma su tablet. Qui vedi i Tablet abbinati e le Licenze.

Sul tablet installa l'app Beebeesign (è gratis): nella pagina trovi i bottoni per App Store e Google Play.
In Firma su tablet clicca Aggiungi tablet: in Abbina un tablet compare un codice di 6 cifre.
Apri l'app e scrivi il codice: il tablet si abbina da solo.
Controlla l'etichetta del tablet. Può far firmare vuol dire che ha la licenza; Senza licenza vuol dire che non fa firmare.
Se serve, clicca Acquista una licenza (porta ad Abbonamento). Ogni tablet che fa firmare usa una licenza.
Dalla scheda del paziente scegli il modulo e il tablet, come ai passi sopra.

Voglio vedere tutti i documenti firmati dello studio

Apri Documenti firmati dal menu Lavoro. Ci sono due schede: Firmati (i documenti firmati) e Da Firmare (le richieste ancora in attesa). In Firmati ogni riga mostra paziente e modulo, a che cosa è collegato e la data Firmato il. Per cercare scrivi in Cerca documento; con Filtri scegli il paziente, il trattamento o Solo i miei, e con Tutti i filtri o Almeno un filtro decidi se le righe devono rispettarli tutti o almeno uno. Togli i filtri li azzera.

Clicca una riga per aprire il dettaglio: vedi l'anteprima del PDF, quando è stato firmato e a chi è collegato. Da lì puoi scaricare il PDF firmato, usare Invia per mail (scrivi l'indirizzo in Manda il documento a) oppure Elimina documento. Eliminarlo lo toglie dal gestionale: prima scaricalo se ti serve.

Domande frequenti

Il paziente dice di aver firmato ma non vedo il documento. Cosa faccio?

Premi Aggiorna nella scheda. Poi in Documenti firmati, scheda Da Firmare, apri la richiesta e premi Controlla di nuovo. Se dopo un'ora è ancora in attesa, non mandarne un'altra: leggi l'articolo «Il paziente ha firmato ma non vedo il documento».

Perché non c'è nessun tablet da scegliere?

Compare Nessun tablet abbinato: nessun tablet dello studio ha l'app Beebeesign abbinata. Installa l'app sul tablet e abbinalo nelle impostazioni dello studio.

Compare «Firme semplici (FES) esaurite» o «Firme avanzate (FEA) esaurite». Cosa vuol dire?

Hai finito le firme a distanza di quel tipo. FES è la firma elettronica semplice, FEA quella avanzata. Scegli l'altro tipo, usa il tablet o la carta, oppure compra un nuovo pacchetto in Impostazioni, Abbonamento (guida «Come rinnovare l'abbonamento e comprare SMS, fatture elettroniche, firme e agende in più»).

Posso provare la firma a distanza senza comprare nulla?

Sì. In Impostazioni, Firma a distanza, alla voce Prove o firme vere, la modalità prova è gratuita e senza limiti. Le richieste arrivano al paziente, ma le firme non hanno valore legale e il documento firmato porta una filigrana. Mentre sei in prova, nel modulo di invio vedi l'avviso In prova: le firme non valgono. Per le firme con valore legale vedi la variante «Voglio attivare la firma a distanza con valore legale».

Che differenza c'è tra firma senza codice, con codice OTP e FEA?

Senza codice OTP: il paziente firma direttamente dopo aver letto. Va bene per la maggior parte dei documenti. Si sceglie solo con la FES.
Codice OTP via Telefono o via e-mail: il paziente riceve il link e poi scrive un codice (SMS o mail). È una doppia verifica e dà più sicurezza.
FEA (firma elettronica avanzata): oltre al codice OTP c'è una verifica dell'identità di chi firma. Per documenti sensibili o ad alto rischio.

Il documento firmato con OTP ha valore legale?

Dipende dal tipo di firma e dal documento. In prova non ha valore legale. Per atti importanti scegli la FEA. In caso di dubbio chiedi al consulente privacy dello studio.

Come capisco se la mia privacy è in regola?

In Impostazioni, Firma a distanza (e in Firma su tablet), in fondo, trovi il riquadro Consulenza privacy. Usando la firma digitale raccogli dati sensibili e la privacy dello studio va adeguata. Esegui valutazione e Preventivo gratuito si aprono in una nuova scheda, con il modulo di un consulente privacy esterno.

Compare «Informativa FEA non configurata». Cosa faccio?

La richiesta di firma avanzata non può partire finché l'informativa FEA non è configurata. Un amministratore deve configurarla nelle impostazioni dei moduli e consensi (GDPR) dello studio: vedi la guida «Consensi privacy e moduli da firmare».

Come far firmare i consensi al paziente