In questa guida vedi come mandare un modulo in firma a distanza a un cliente: scegli il modulo, imposti la richiesta e il cliente firma da casa con un codice monouso (OTP). Il documento firmato torna in Beebeeboard e lo ritrovi nell'elenco dei documenti firmati.
Prima di iniziare
Cosa serve: la scheda anagrafica del contatto, con indirizzo email e, se la firma richiede il codice OTP, anche il numero di cellulare.
Firma remota attiva: la funzione va attivata nelle impostazioni (vedi la guida sull'attivazione). Senza un pacchetto di firme il programma lavora in modalità di test.
Tempo: il processo può durare meno di un minuto e si può fare insieme al cliente, per esempio al telefono.
Come mandare un modulo in firma remota
1. Scegli il modulo da far firmare
Apri la scheda anagrafica del contatto e, nel blocco Privacy & Consensi, clicca su una delle caselle di spunta. Scegli il modulo da inviare in firma e seleziona l'opzione Firma Remota OTP.
Si apre una finestra sul lato destro con tutte le impostazioni della firma, che puoi modificare.
2. Compila la richiesta
Nel primo blocco imposti:
Nome della richiesta: è l'oggetto della mail che riceve il cliente.
Messaggio: il testo inserito nella mail, da cui il cliente potrà firmare.
Firmatario: i dati di chi firma, già compilati in base all'anagrafica. Serve l'indirizzo email e, se la firma richiede la convalida OTP, anche il numero di cellulare.
3. Scegli tipo di firma e livello di sicurezza
Nel secondo blocco scegli:
Firma Elettronica FES oppure Firma Elettronica Avanzata FEA.
Livello di autenticazione: senza codice OTP; codice OTP via telefono (il cliente riceve un SMS con il codice); codice OTP via e-mail (il cliente riceve una mail con il codice).
Decidi poi come avvisare il cliente che la firma è andata a buon fine: puoi mandargli il documento firmato via mail e/o creare un nuovo documento salvato nel gestionale.
Modalità di test: se non hai ancora acquistato un pacchetto di firme, il gestionale ti segnala di essere in modalità di test e, a seconda del tipo di firma scelto, ti invita ad acquistare il pacchetto adatto.
4. Conferma e invia
Clicca su CONFERMA E INVIA e attendi che il cliente firmi.
Cosa fa il cliente
Nella mail ricevuta clicca sul pulsante FIRMA IL DOCUMENTO.
Si apre il modulo gestito da Yousign, dove può dare il consenso e firmare da casa con PC, tablet o smartphone. Il campo firma è già compilato con i dati del firmatario che hai inserito.
Premendo FIRMA parte l'autenticazione OTP: nell'esempio della guida il cliente riceve il codice via SMS e lo inserisce.
Dopo che il codice è riconosciuto valido, completa la firma trascinando la barra oppure premendo Invio. Con un tablet o uno smartphone con pennino può anche scrivere la firma a mano.
Quando la firma è completa il documento è firmato e il cliente può scaricarlo. Il file firmato viene caricato automaticamente in Beebeeboard, nella scheda del cliente.
Come trovare i documenti firmati
1. Apri DOCUMENTI FIRMATI
Un documento firmato viene salvato nella scheda da cui hai mandato il modulo in firma. Per vedere l'elenco di tutti i documenti e i file firmati usa la voce di menu DOCUMENTI FIRMATI.
2. Cerca il documento
Dall'elenco puoi cercare per cliente, per data e per tipologia di documento.
3. Apri il dettaglio
Clicca su una voce dell'elenco per vedere il dettaglio del file, con la data di caricamento e l'utente che lo ha inviato. Da qui puoi scaricare il PDF firmato, inviarlo via mail o eliminarlo dal gestionale.
Attenzione: eliminare un documento lo toglie dal gestionale. Controlla di aver scaricato il PDF se ti serve ancora.
Domande frequenti
Dove trovo il documento dopo la firma?
Nella scheda da cui hai mandato il modulo in firma. L'elenco di tutti i documenti firmati si apre dalla voce di menu DOCUMENTI FIRMATI.
Il cliente ha firmato ma non vedo il documento
Controlla prima l'elenco DOCUMENTI FIRMATI e la scheda del cliente. Se non lo trovi, leggi la guida dedicata qui sotto.
Se la tua situazione è diversa: per attivare la firma remota e acquistare i pacchetti leggi Come attivare la firma remota (OTP) e acquistare le firme; per scegliere il livello di firma leggi Firma semplice, OTP o avanzata: quale scegliere; per il percorso in BeebeeDoc leggi Come far firmare i consensi al paziente; se il paziente ha firmato ma non vedi il documento leggi Il paziente ha firmato ma non vedo il documento.