Per far firmare i pazienti a mano su un tablet con BeebeeDoc installa l'app gratuita Beebeesign sul tablet, abbinala allo studio con il codice a 6 cifre che trovi in Impostazioni › Firma su tablet e poi dalla scheda del paziente scegli modulo e tablet. La firma ha valore legale solo se il tablet ha una licenza (licenza e tipi di firma: Firma Elettronica Avanzata (FEA) in BeebeeDoc: licenza, riquadro rosso e prima firma).
Prima di iniziare
Per chi: titolare e segreteria. Per abbinare un tablet serve un ruolo amministratore.
Serve: un tablet o smartphone Android o iOS con l'app Beebeesign; per una firma con valore legale, una licenza per ogni tablet.
Tempo: 10 minuti.
Moduli da far firmare: Come far firmare i consensi al paziente.
Come installare, abbinare e usare il tablet
Sul tablet apri lo store (Google Play per Android, App Store per iOS), cerca Beebeesign e installa l'app: è gratuita.
Da computer, in BeebeeDoc apri Impostazioni e scegli Firma su tablet (gruppo Privacy, moduli e firme).
Nella sezione Abbina un tablet vedi il codice di 6 cifre. Per averne uno nuovo clicca Genera un nuovo codice.
Sul tablet apri Beebeesign e scrivi le 6 cifre: il tablet si abbina da solo.
In BeebeeDoc compare Dispositivo associato e il tablet appare in Tablet abbinati.
Controlla l'etichetta: Può far firmare significa che ha una licenza, Senza licenza che non fa firmare con valore legale (alla firma compare «Senza licenza: firma di prova»). Per acquistarla clicca Acquista una licenza nella sezione Licenze.
Dalla scheda del paziente scegli il modulo e Fai firmare (Come far firmare i consensi al paziente). In Come firma scegli In studio, sul tablet e il tablet. Se compare «Manca l'autorizzazione alla firma avanzata (FEA)» vedi Firma Elettronica Avanzata (FEA) in BeebeeDoc: licenza, riquadro rosso e prima firma.
Il documento arriva sul tablet e in BeebeeDoc vedi In attesa della firma sul tablet…. Il paziente legge, spunta le caselle e firma con la penna o con il dito.
Quando ha finito compare Documento firmato; se non compare, premi Controlla la firma.
Risultato: il documento firmato è in Documenti firmati e il tablet resta in Tablet abbinati.
Se non succede: se il codice non funziona, genera un nuovo codice con Genera un nuovo codice e riscrivilo subito; se il paziente ha firmato ma non vedi il documento, premi Controlla la firma e vedi Il paziente ha firmato ma non vedo il documento.
Varianti
Se vuoi rinominare o scollegare un tablet
In Tablet abbinati clicca Modifica, scrivi il Nome del tablet (per esempio «Tablet sala 1») e clicca Salva. Per scollegarlo clicca Elimina (o il cestino) e conferma: il tablet non fa più firmare i pazienti e per riusarlo lo abbini con un nuovo codice.
Se il tablet non ha rete al momento della firma
Il paziente può firmare lo stesso: nell'app il documento resta Da inviare e parte al prossimo aggiornamento con la rete (poi diventa Firmato). Per forzare l'invio apri il menu ••• del documento nell'app e scegli Invia a Beebeeboard.
Se il codice non funziona o l'app chiede di riassociare il tablet
Il codice a 6 cifre vale poco tempo: se è scaduto, in Firma su tablet clicca Genera un nuovo codice e scrivilo subito sul tablet. Se l'app mostra «Sessione scaduta. Riassocia il dispositivo.», abbina di nuovo il tablet con un codice nuovo. Prima di scollegare un tablet (Riassocia o Esci nell'app), controlla che non ci siano documenti firmati ancora Da inviare: potrebbero andare persi.
Gli stati dei documenti nell'app
Da firmare: il documento aspetta la firma. Se il paziente chiude l'app a metà firma, resta Da firmare e non si perde nulla;
Da inviare: firmato sul tablet ma non ancora arrivato a BeebeeDoc (di solito manca la rete);
Firmato: firmato e arrivato a BeebeeDoc.
Per vedere i documenti nuovi trascina l'elenco verso il basso o tocca Aggiorna lista: a ogni aggiornamento l'app riprova anche a inviare i documenti Da inviare. Se tocchi Elimina nel menu ••• di un documento, lo togli solo dal tablet.
Le impostazioni dell'app
Dati biometrici: acceso di norma; serve a rilevare velocità e pressione della penna. Si spegne da solo con Firma col dito;
Firma col dito: permette di firmare col dito invece che con la penna, senza dati biometrici;
Fotocamera frontale: usa la fotocamera frontale per fotografare il documento d'identità;
Lingua: italiano, inglese, francese o tedesco;
in fondo vedi il numero di versione dell'app: comunicalo all'assistenza se hai un problema.
La fotocamera non si accende per il documento d'identità
All'app manca il permesso. Su iPhone e iPad: Impostazioni > Privacy e sicurezza > Fotocamera e abilita Beebeesign. Su Android: Impostazioni > App > Beebeesign > Autorizzazioni > Fotocamera.
Domande frequenti
Come so se il mio tablet è compatibile?
Prima di acquistare la licenza controlla l'elenco dei dispositivi compatibili sul sito di BeebeeDoc, alla pagina «dispositivi firma grafometrica».
Non vedo nessun tablet quando faccio firmare. Perché?
Compare Nessun tablet abbinato: nessun tablet è stato abbinato. Se sei amministratore abbinalo come sopra, altrimenti chiedilo all'amministratore.
Il documento non arriva sul tablet. Cosa controllo?
Verifica che il tablet sia connesso a Internet e che sia quello scelto in Come firma. Poi nell'app tocca Aggiorna lista. Se non basta, scollega il tablet da BeebeeDoc e abbinalo di nuovo.