Il menu offre due sezioni distinte: FATTURE e RICEVUTE. In questa guida esploreremo il ciclo di vita di un documento fiscale in BeebeeBoard.
Dal momento in cui viene creata, la fattura attraversa diversi stati. Il ciclo di vita è solitamente suddiviso in due o tre fasi:
Avviso di fattura: stato di PROFORMA (non esiste per le ricevute)
Non pagata
Pagata
Analizziamo insieme ogni stato e come il documento può essere modificato per passare da uno all’altro.
Avviso di Fattura
La fattura proforma è un documento senza valore fiscale. Viene emessa prima della fattura definitiva e non obbliga il cliente al pagamento. È riconoscibile perché non porta numerazione. Al momento della fattura vera e propria, viene convertita in fattura, ricevendo numero e data. La procedura per creare una proforma è quasi identica a quella di una fattura; l'unica differenza è il pulsante finale: invece di cliccare “COMPLETA” si sceglie “SALVA PROFORMA”.
Il proforma può essere utilizzato anche come bozza di fattura, da convertire e trasformare poi in fattura definitiva.
Fatture “Non pagate”
Quando si crea una fattura o una ricevuta, lo stato iniziale è necessariamente “Non pagata”. L’unico caso in cui una fattura apparirebbe già pagata è quando, tramite BeebeeDoc, si saldano gli appuntamenti registrando i pagamenti e si genera la fattura a partire da tali appuntamenti già saldati.
La fattura può rimanere nello stato “Non pagata” finché non vengono registrati pagamenti per l’importo totale o finché non viene impostata manualmente come “Pagata”.
Nell’elenco delle fatture, i totali per i tre stati (Proforma, Non pagata, Pagata) sono sempre visualizzati separatamente.
Fatture “Pagate”
Le fatture o ricevute raggiungono lo stato finale quando diventano “Pagate”. Esistono diversi metodi per confermare il pagamento:
Registrare il pagamento dalla fattura
Segnare la fattura come pagata tramite il relativo tasto
Generare la fattura partendo dal pagamento (al netto di eventuali transazioni)
Generare la fattura partendo da appuntamenti già pagati (al netto di eventuali transazioni)
La registrazione del pagamento richiede di indicare data e metodo di pagamento, informazioni indispensabili per operazioni successive come l’invio al STS.
Le fatture regolarmente emesse, e quindi con valore fiscale, sono solo quelle nello stato “Non pagata” o “Pagata”. Una volta emesse, ricevono numero e data unici e possono essere inviate al cliente.