Quando un paziente paga solo una parte di una fattura, in BeebeeDoc registri l'incasso con l'importo che ha versato: la fattura risulta Incassata in parte e mostra quanto resta. Quando invece salda più fatture in una volta, le spunti nel Conto del paziente e registri un solo incasso con la somma. In questa guida vedi tutti e due i casi, l'acconto prima della fattura e cosa fare se un incasso è sbagliato.

Il video mostra gli stessi passi scritti qui sotto. Dura un minuto e mezzo: se preferisci leggere, segui i passi numerati.

Prima di iniziare

Ti servono 2 minuti. Prima di cominciare controlla:

Chi può farlo: chi registra gli incassi (segreteria, titolare), con un ruolo che permette di registrare i pagamenti.
I modi di pagamento impostati (contanti, carte, bonifico): vedi la guida sui modi di pagamento e i conti.
La fattura già emessa. Se il paziente paga prima che tu faccia la fattura, leggi più sotto «Il paziente versa un acconto prima della fattura».

Come registrare un pagamento parziale

1. Apri la fattura

Apri la scheda del paziente e la sezione Conto: in alto leggi quanto Deve ancora, e in Da incassare e da fatturare trovi le sue fatture ancora da incassare. Clicca la fattura che il paziente paga solo in parte. Puoi aprirla anche dall'elenco Fatture.

2. Premi Registra incasso

Nel riquadro dell'importo, a sinistra, la fattura risulta Da incassare. Premi Registra incasso.

3. Scrivi l'importo versato, la data e il metodo, poi salva

Nel modulo che si apre, il campo Totale contiene già quanto resta da incassare sulla fattura. Cambialo con l'importo che il paziente ti ha dato davvero (nell'esempio 100,00 € su 250,00 €). In Data scegli il giorno del pagamento, in Pagato tramite scegli come ha pagato (per esempio Contanti; gli altri sono in Altri metodi) e premi Salva.

Attenzione: finché non scegli il metodo di pagamento il modulo non si salva e sotto Pagato tramite leggi «Scegli come è stato pagato per poter salvare.». Controlla anche la data: il Sistema Tessera Sanitaria accetta la spesa solo con data e metodo di pagamento.

Risultato: la fattura risulta Incassata in parte. Sotto l'importo leggi quanti pagamenti hai registrato e l'importo residuo (nell'esempio 150,00 €), e sotto ancora la riga dell'incasso con data e metodo. Nell'elenco Fatture la stessa fattura mostra «restano 150,00 €»; nel Conto del paziente «Incassata in parte, 150,00 € su 250,00 €».

4. Quando arriva il resto, registra un altro incasso

Riapri la fattura e premi di nuovo Registra incasso: il Totale propone già l'importo residuo. Scegli data e metodo e premi Salva. Dopo l'ultimo incasso la fattura risulta Incassata.

Se non succede: apri l'incasso dall'elenco Pagamenti e leggi l'avviso in alto: spiega se l'incasso è nel cestino, se non copre tutto il documento o se lo stato non è stato ricalcolato, e cosa fare in ogni caso.

Come incassare più fatture con un solo pagamento

1. Apri il Conto del paziente

Apri la scheda del paziente e la sezione Conto. In Da incassare e da fatturare ogni fattura mostra quanto resta da incassare; quelle già pagate in parte dicono Incassata in parte e su quale totale.

2. Spunta le fatture e premi Incassa

Spunta le fatture che il paziente paga, anche quella pagata in parte: conta per il suo residuo. In basso compare una barra con quante righe hai scelto e il totale da incassare (nell'esempio «2 documenti · da incassare 260,00 €»). Premi Incassa.

Attenzione: un incasso vale per un solo tipo di riga. Se spunti insieme fatture e appuntamenti da fatturare, Incassa resta grigio e la barra dice «Incassa prima i documenti, poi gli appuntamenti». Una fattura in valuta estera si incassa dalla sua scheda.

3. Scegli data e metodo, poi salva

Si apre il modulo Incassa con il Totale già uguale alla somma di quanto resta su ogni fattura spuntata. Scegli la data, il metodo in Pagato tramite (nell'esempio Visa) e premi Salva.

Risultato: un solo incasso salda tutte le fatture spuntate: escono da Da incassare e da fatturare e Deve ancora scende di conseguenza. Nell'esempio restano solo i 120,00 € dell'ultima fattura.

Se la tua situazione è diversa

Stai già registrando l'incasso di una fattura e il paziente ne paga anche altre

Nel modulo Registra incasso della fattura, sotto i metodi di pagamento, premi Mostra gli altri documenti non pagati di questo paziente. Compaiono le sue fatture da incassare: premi paga adesso su quelle che paga. Il Totale aumenta da solo di quanto resta su ognuna (nell'immagine, dopo aver aggiunto la fattura n. 26, passa da 250,00 € a 370,00 €); premendo di nuovo paga adesso sulla stessa fattura la deselezioni e il Totale scende di quanto aveva aggiunto. Poi scegli data e metodo e premi Salva.

Il paziente versa un acconto prima della fattura

Registra l'incasso dall'appuntamento (vedi la guida su come incassare un appuntamento) oppure da Pagamenti, Nuovo pagamento. Un incasso che non è collegato a nessuna fattura né a nessun appuntamento resta come credito del paziente.

Quando poi registri l'incasso della fattura, nel modulo compare il credito disponibile: premi usa credito per scalarlo.

Devi scollegare un incasso da una fattura, o collegarne uno già registrato

Nella fattura, sulla riga dell'incasso, premi l'icona Scollega pagamento e conferma con Scollega: il pagamento resta registrato, ma non salda più la fattura, che torna da incassare per quell'importo.

Per collegare un incasso già registrato (per esempio un acconto), sotto Registra incasso premi Collega un incasso esistente e sceglilo.

Domande frequenti

Ho incassato, ma la fattura risulta ancora da incassare: perché?

Le cause più frequenti sono due: un incasso precedente messo nel cestino, che resta collegato alla fattura e continua a contare, oppure un incasso più basso del totale, che copre solo una parte. Apri l'incasso dall'elenco Pagamenti: in alto un avviso dice quale caso è e cosa fare, con il pulsante per aprire il documento.

Ho registrato un incasso sbagliato: come lo tolgo?

Aprilo da Pagamenti e usa Elimina, non spostarlo nel cestino: nel cestino resterebbe collegato alla fattura e continuerebbe a contare come pagato. Poi registra quello giusto dalla fattura.

«Segna come incassata» o «Registra incasso»: quale uso?

Usa Registra incasso. Segna come incassata chiude la fattura senza registrare un incasso: non entra fra i pagamenti, e il Sistema Tessera Sanitaria non accetta la spesa senza un incasso con data e metodo. Il programma te lo ricorda prima di confermare, come vedi nell'immagine. Usalo solo per soldi già incassati fuori dal programma.

Dopo l'incasso la fattura mi chiede di inviarla al Sistema Tessera Sanitaria: devo farlo subito?

Il riquadro Prossimo passo ti ricorda che è una spesa sanitaria da comunicare al Sistema Tessera Sanitaria: prima dell'incasso dice di registrarlo, dopo propone Invia al Sistema TS. Puoi inviarla subito o più tardi dalla pagina Sistema TS, insieme alle altre.

Pagamenti parziali e incasso di più fatture