Per conservare a norma le tue fatture elettroniche, emesse e ricevute, per 15 anni e gratis, aderisci al servizio di conservazione sul sito «Fatture e Corrispettivi» dell'Agenzia delle Entrate: da quel momento le fatture passate dallo SDI (Sistema di Interscambio) vengono conservate in automatico; quelle precedenti si caricano a mano.
Prima di iniziare
Per chi: titolare dello studio o commercialista, con accesso al sito dell'Agenzia delle Entrate.
Serve: SPID, CNS (Carta Nazionale dei Servizi) oppure le credenziali (codice fiscale, codice Entratel, password e PIN).
Tempo: 10 minuti per l'adesione.
La conservazione si fa sul sito dell'Agenzia, non dentro BeebeeDoc. Per sapere come arrivano le fatture dei fornitori vedi Ricevere le fatture elettroniche dei fornitori.
Come aderire alla conservazione automatica
Entra in «Fatture e Corrispettivi» con SPID, CNS o con le credenziali.
Al primo accesso leggi e accetta il contratto, poi premi Prosegui.
Dalla pagina di Benvenuto scegli Fatturazione elettronica e Conservazione, poi Accedi alla sezione Conservazione. Qui trovi il manuale e l'accordo di servizio.
Accetta le condizioni e premi Aderisci al servizio di conservazione.
Risultato: da quel momento tutte le fatture emesse e ricevute tramite lo SDI sono conservate in automatico, ognuna per 15 anni dalla data di conservazione.
Se non succede: di solito manca il passaggio di accettazione del contratto o l'accesso non ha il ruolo giusto; riprova con le credenziali del titolare o chiedi al commercialista.
Varianti
Se devi conservare fatture precedenti all'adesione
La modalità manuale vale per le fatture emesse e ricevute prima della data di adesione. Nella sezione di conservazione apri Nuovo invio in conservazione, premi Fai una nuova richiesta di conservazione, scegli i file XML (firmati o non firmati) e premi INVIA. Entro 72 ore ricevi una ricevuta che conferma l'avvio della conservazione; se ci sono errori, ricevi un rifiuto. Anche questi documenti restano 15 anni, gratis.
Se vuoi interrompere il servizio
Nella sezione Gestione dell'accordo di servizio scegli Revoca. Si sospende la conservazione automatica delle nuove fatture.
Limiti
Ogni file XML può pesare al massimo 5 MB o contenere al massimo 10 fatture.
Le estensioni accettate sono xml, p7m e zip.
La data del documento non può essere successiva alla data di adesione (o di aggiornamento dell'accordo di servizio).
Se un file dentro un archivio viene scartato, viene rifiutato l'intero archivio.
Un documento già conservato in automatico non si può ricaricare a mano: se aderisci a maggio e carichi una fattura di luglio, il sistema può rifiutarla.
Domande frequenti
BeebeeDoc conserva a norma le fatture che ricevo dai fornitori?
No. BeebeeDoc non fa la conservazione a norma delle fatture ricevute: la attivi tu sul sito dell'Agenzia delle Entrate con i passi di questa guida.
Quanto costa e quanto dura la conservazione?
Il servizio dell'Agenzia delle Entrate è gratuito e conserva ogni documento per 15 anni dalla data di conservazione.
Il caricamento manuale è stato rifiutato: perché?
Le cause più comuni sono un file sopra i 5 MB o con più di 10 fatture, un'estensione non valida, una data successiva all'adesione, un documento già conservato in automatico, oppure un solo file scartato dentro un archivio. Correggi il file e rifai la richiesta.