In questa guida spiegheremo come BeebeeDoc gestisce i compensi degli specialisti, una funzionalità obbligatoria e indispensabile per strutture complesse e poliambulatori.
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Prima di tutto, vediamo dove trovare queste informazioni nella piattaforma. Dal menu REPORT → CLINICA, nella pagina che si apre, selezioniamo LAVORATO SPECIALISTI cliccando sull’icona a elenco, come mostrato in immagine

Da qui in poi è fondamentale fare una scelta che dipende soprattutto da una singola domanda: come vengono calcolati i compensi degli specialisti?
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Le opzioni sono varie e dipendono dalla struttura: a volte esistono diverse tipologie di compenso in base allo specialista. In BeebeeDoc abbiamo individuato cinque modalità, selezionabili nella sezione destra dello schermo.

Per filtrare un solo specialista, utilizziamo l’icona FILTRA CONTATTO in alto a sinistra. Nel pannello destro troviamo invece il filtro temporale e le opzioni per esportare il report in CSV o PDF.

Questa modalità è utile quando il compenso è legato alle ore di occupazione dello specialista. Nell’esempio in immagine, il Dott. Rossi Mario ha svolto 11 ore e 45 minuti di appuntamenti, mentre la Dott.ssa Verdi Maria solo 8 ore.

Sotto troviamo l’elenco degli appuntamenti dei due specialisti.

È una modalità poco usata per il calcolo dei compensi, ma è utile per conoscere il numero di ore lavorate da uno specialista in un dato intervallo.

Anche questa modalità è poco usata per il calcolo dei compensi, ma è utile per analisi a posteriori. Indica il numero di schede cliniche compilate da ciascun specialista nel periodo selezionato. Nell’immagine di esempio, il Dott. Rossi Mario ha compilato 11 schede cliniche in aprile, mentre la Dott.ssa Verdi Maria non ne ha compilata nessuna.
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Se scegliamo Fatture o Ricevute, viene proposta una seconda opzione:

Fatturato per Specialista: all’interno di una singola fattura conteggia solamente la quota di ogni singolo specialista

Facciamo una piccola premessa fondamentale: il calcolo dei compensi sul fatturato si basa sull’incrocio tra fatture, appuntamenti e specialisti. È quindi cruciale definire in anticipo le politiche di pagamento, poiché essa determinerà il metodo di fatturazione all’interno di BeebeeDoc.

Immaginiamo che la nostra politica sia di corrispondere i compensi in base al fatturato generato da ciascun specialista. Se nel nostro flusso di lavoro non è possibile emettere fatture per appuntamenti di più specialisti, questa scelta non influisce sul risultato finale.

Se invece è possibile emettere una singola fattura che includa appuntamenti di più specialisti, BeebeeDoc deve scomporre correttamente le quote. In questo caso, per garantire un'emissione accurata dalla fattura del conto del paziente, devi scegliere una delle seguenti opzioni:

Il report mostrerà l’elenco di tutti gli importi fatturati da ciascun specialista in un determinato periodo di tempo.

Questa tipologia di compenso presenta alcune insidie. Ad esempio, se uno specialista svolge 100 trattamenti (ovvero 100 appuntamenti nella sua agenda) ma solo 30 di questi vengono fatturati immediatamente, mentre i restanti 70 vengono fatturati nei mesi successivi, il suo compenso risulterà significativamente più basso rispetto al lavoro effettivamente svolto.

Questa modalità funziona ottimamente quando ad ogni appuntamento viene emessa una fattura.

La metodologia più diffusa – e, a nostro avviso, la più corretta – è quella di determinare i compensi sulla base di una quota fissa per ogni tipo di trattamento eseguito. In pratica, per ogni specialista e per ogni intervento che può svolgere, è necessario definire la percentuale o l’importo spettante rispetto al prezzo pagato dal paziente.

Per impostare le quote di compenso, apri la scheda anagrafica dello specialista – per esempio il Dott. Rossi Mario – e vai alla sezione GESTIONE COMPENSI.

Inseriamo tutti i trattamenti che lo specialista può eseguire; compariranno in elenco con il relativo prezzo di vendita offerto al paziente (impostato nel listino). Nella parte destra dello schermo possiamo indicare il compenso spettante allo specialista, in formato percentuale o come cifra diretta. Clicchiamo su MODIFICA

In questo esempio, il trattamento Massaggio Manuale costa 35,00 €, la Prima visita 70,00 € e una seduta di Tecar terapia 50,00 €. Impostiamo che per tutti i trattamenti il Dott. Rossi Mario riceva un compenso del 75 % del prezzo di vendita: 26,25 € per il Massaggio Manuale, 52,50 € per la Prima visita e 37,50 € per la Tecar terapia.

Tornando quindi alla pagina del report selezioniamo la tipologia COMPENSO.

Qui possiamo vedere che, per ogni appuntamento, viene mostrato non il prezzo del trattamento eseguito, ma già il compenso calcolato secondo il listino impostato. Scaricando il file PDF del solo Dott. Rossi, potremo visualizzare il dettaglio di ogni appuntamento e il resoconto finale del suo compenso mensile.