Andiamo a vedere nello specifico il flusso di lavoro ottimale che interconnette tutte le entità in gioco e consente di eseguire qualsiasi tipo di analisi successiva.
In questa guida presentiamo l’iter che consideriamo più efficiente e completo, in grado di integrare tutte le informazioni e generare i report appropriati.
Registrare l’anagrafica del paziente
Il punto di partenza è inserire nel gestionale tutti i dati anagrafici del paziente. Richiediamo il cognome, il nome, la data e il luogo di nascita, l’indirizzo di residenza e il codice fiscale. È buona prassi registrare anche un indirizzo e‑mail e un numero di telefono o cellulare per le comunicazioni di servizio. Per semplificare questa operazione esistono diverse opzioni:
Lettore di Tessera Sanitaria: dotatevi di un lettore che compila automaticamente i dati obbligatori, riducendo gli errori.
Registrazione da tablet: installate un tablet nella sala d’ingresso dove il paziente inserisce direttamente i propri dati.
Booking online: se i pazienti si registrano comodamente da casa, forniscono i loro dati e accettano la privacy in modo automatico.
Moduli privacy e consensi
Una volta registrato, il passo successivo è garantire che il paziente sia in regola con la documentazione privacy e i consensi. Se la registrazione non è avvenuta da tablet o booking, dovremo fargli firmare il modulo privacy; altrimenti, l’accettazione risulterà già presente nella piattaforma.
Successivamente, in base alla vostra attività, potrebbe essere necessario richiedere consensi e firme aggiuntive per interventi, manipolazioni o utilizzo di apparecchiature.
BeebeeDoc offre facilitazioni per semplificare questo processo: dimenticate la tradizionale pratica di consegnare al paziente numerosi fogli da compilare ripetendo i dati.
Create in BeebeeDoc moduli precompilati e scegliete una delle opzioni che vi proponiamo:
Stampate i moduli già compilati: fornite al paziente il modulo con i dati precompilati; lui dovrà solo selezionare i consensi e firmare dove richiesto.
Utilizzate la firma elettronica per eliminare la carta: fate firmare i pazienti su un tablet con FEA o inviate i documenti via e‑mail e consentite loro di firmare da casa con firma OTP.
Se optate per la firma elettronica, potrete recuperare i documenti dal gestionale, all’interno della scheda del paziente.
Prendi un appuntamento
Questo può essere il primo passaggio: un nuovo paziente può telefonare per prenotare un appuntamento, ma raramente raccoglieremo tutte le informazioni anagrafiche al telefono, organizzeremo l’agenda dello specialista e registreremo il paziente solo al momento dell’incontro.
BeebeeDoc consente di inserire diverse informazioni utili all’interno di un appuntamento:
paziente
specialista
trattamento
stanza
elettromedicale
data e orario
prezzo
Nel gestionale nessuna di queste informazioni è obbligatoria tranne data e orario. Le altre sono opzionali e da utilizzare solo se la struttura lavorativa lo richiede. Ad esempio, se sei un libero professionista che lavora da solo, non ha senso inserire lo specialista negli appuntamenti: sarai tu. Allo stesso modo, se il tuo studio dispone di una sola stanza, non è necessario indicarla.
Il trattamento e il prezzo sono fondamentali per tenere i conteggi e facilitare la fatturazione e i compensi degli specialisti.
Inoltre, se il trattamento è associato a un prezzo, a una stanza e a un elettromedicale, inserendolo nell’appuntamento i relativi campi si popoleranno automaticamente, riducendo errori e velocizzando il flusso.
Valuta e tratta il paziente
La sezione delle cartelle cliniche è la più personalizzabile; è fondamentale creare schede ben strutturate per evitare frequenti modifiche. L’utilizzo di elenchi a discesa o selettori slide accelera la compilazione, soprattutto su tablet o smartphone.
Non esiste un unico procedimento migliore: la scelta di come gestire questa sezione dipende dalle vostre abitudini e preferenze.
Emettere un documento fiscale
La modalità di emissione di fattura (o ricevuta) con BeebeeDoc influisce sui conteggi e sulle analisi successive.
Il caso più comune è fatturare ogni appuntamento singolarmente: apri l’appuntamento dal calendario e clicca su GENERA FATTURA. I dati del paziente, dell’appuntamento, del prezzo e del trattamento (se inseriti) e lo specialista verranno automaticamente precompilati, rendendo la fattura quasi pronta e modificabile se necessario.
Se invece vuoi fatturare più appuntamenti contemporaneamente, il modo più semplice è dalla scheda del paziente, nella sezione CONTO. Qui trovi l’elenco delle fatture emesse e, su APPUNTAMENTI DA FATTURARE, la lista degli appuntamenti ancora non fatturati. Da lì puoi selezionare e emettere la fattura scegliendo tra:
Linea singola: tutti gli appuntamenti vengono inseriti in un’unica riga della fattura (informazioni ridotte).
Linee multiple: ogni appuntamento occupa una riga della fattura (informazioni complete).
Raggruppa per trattamento: una riga per ogni trattamento, con tutti gli appuntamenti associati.
Raggruppa per specialista: una riga per ogni professionista, con tutti gli appuntamenti correlati.
Perché la scelta di come inserire gli appuntamenti in fattura può essere importante? Sostanzialmente perché influisce sui compensi degli specialisti, che approfondiremo in questa sezione.
Registrare il pagamento
In questo caso, consigliamo di emettere prima il documento fiscale e poi registrare il pagamento direttamente dalla scheda corrispondente. È comunque possibile pagare gli appuntamenti singolarmente e successivamente generare la fattura, che verrà indicata come saldata o parzialmente pagata in base ai pagamenti già registrati.
Registrare il pagamento è essenziale per inviare le fatture e le ricevute al Sistema TS. Non basta contrassegnare i documenti fiscali come PAGATO; è indispensabile registrare il pagamento con data e metodo di pagamento.
Questi accorgimenti, se seguiti, semplificano il flusso di lavoro in BeebeeDoc. Tuttavia, siete liberi di scegliere la vostra strada, personalizzando il flusso e adattando la piattaforma alle esigenze del vostro studio.