Dalla pagina della fattura puoi fare due invii diversi: Invia per mail manda il PDF al paziente, Invia allo SDI trasmette la fattura elettronica al Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. La mail non manda la fattura allo SDI né al Sistema Tessera Sanitaria. In questa guida vedi come mandare la mail e come leggere lo stato SDI, che si aggiorna da solo nella sezione Fattura elettronica · SDI.

Il video mostra la mail al paziente e come si legge lo stato SDI di una fattura a un'azienda: consegnata, in attesa, scartata, non recapitata, nel cassetto fiscale. Dura circa due minuti: se preferisci leggere, segui i passi numerati. Il video non preme i pulsanti di invio: Invia la mail e Invia allo SDI si indicano soltanto.

Prima di iniziare

Ti servono 2 minuti.

Chi può farlo: chi nello studio manda le fatture (segreteria, specialisti, titolare).
Per la mail: non serve niente di particolare. Se nella scheda del paziente c'è una mail, la trovi già scritta.
Per lo SDI: il canale SDI attivo per chi emette la fattura. Vedi la guida su come attivare il canale SDI.
Il servizio di fatturazione elettronica di Beebeeboard si occupa al posto tuo del file XML, della firma e della trasmissione allo SDI. Non devi usare la PEC né il cassetto fiscale per l'invio.

Attenzione: le fatture di prestazioni sanitarie a persone fisiche non vanno allo SDI: i dati della spesa vanno solo al Sistema Tessera Sanitaria. Nella sezione SDI di queste fatture leggi Va al Sistema TS, non allo SDI: non è un errore.

Come mandare la fattura al paziente per mail

1. Apri la fattura e premi Invia per mail

Da Fatture clicca la fattura. Nella colonna di sinistra, sezione Documento, premi Invia per mail.

2. Controlla il destinatario e scrivi il messaggio

A sinistra vedi l'anteprima del PDF che parte in allegato. A destra:

A: la mail della scheda del paziente. Controllala. Se nella scheda non c'è, leggi «Nella scheda del paziente non c’è una mail. Scrivila qui: vale solo per questo invio.»: scrivila nel campo. Per mandarla a più indirizzi, separali con una virgola.
Copia nascosta (facoltativo): il paziente non vede questi indirizzi.
Oggetto e Messaggio: scrivi quello che vuoi dire al paziente. Valgono solo per questo invio; il testo predefinito lo cambi con Cambia il testo predefinito.

Nota: se il testo predefinito dello studio contiene tabelle o immagini, al posto di Messaggio trovi Il tuo messaggio: quello che scrivi va in cima alla mail e il testo predefinito parte così com'è. Il PDF del documento è allegato sempre.

3. Premi Invia la mail

Se vuoi aggiungere il tasto per pagare online, accendi Chiedi il pagamento online (vedi la guida sul link di pagamento online). Poi premi Invia la mail. Sotto il pulsante leggi a chi parte: «Parte una mail a … con il PDF. L’esito lo vedi in Messaggi.»

Apri Cosa riceve il paziente, in fondo, per vedere com'è fatta la mail: logo e colori dello studio, il tuo messaggio, i dati del documento e il PDF in allegato.

4. Per lo SDI, premi Invia allo SDI e leggi lo stato

Nella pagina della fattura, la sezione Fattura elettronica · SDI ha il pulsante Invia allo SDI e mostra lo stato della fattura elettronica. Il video lo indica soltanto, senza premerlo.

Per una fattura sanitaria a un paziente, invece, la sezione dice Non va allo SDI e sotto Va al Sistema TS, non allo SDI: quella fattura si manda al Sistema Tessera Sanitaria.

Risultato: la mail parte con il PDF in allegato (l'esito di ogni mail lo trovi in Messaggi) e la sezione SDI mostra lo stato della fattura elettronica.

Se non succede: se Invia allo SDI è grigio, il canale non è attivo per quell'emittente: vedi le domande frequenti qui sotto. Se la mail non arriva, vedi la guida «Il paziente non ha ricevuto la fattura».

Cosa vogliono dire gli stati SDI

Lo stato si aggiorna da solo nella sezione Fattura elettronica · SDI della fattura e nella colonna Invio dell'elenco Fatture. Non devi fare niente per riceverlo.

Consegnata al cliente

Tutto a posto: il cliente ha ricevuto la fattura. Questo è lo stato che vedi nel video.

In attesa dello SDI

Subito dopo l'invio leggi Inviata, in attesa dello SDI. Lo SDI di solito risponde entro 1–2 giorni, al massimo 5: non inviarla di nuovo, lo stato si aggiorna da solo.

Scartata dallo SDI

Per il fisco la fattura non esiste. Nella pagina compare Correggi la fattura: correggi l'errore indicato e reinviala. Resta la stessa fattura, con lo stesso numero.

Emessa, non recapitata al cliente

La fattura è valida e non va rifatta. Avvisa il cliente e mandagli il PDF per mail.

Emessa · nel cassetto fiscale del cliente

La fattura è valida. Nella scheda del cliente mancano il codice destinatario e la PEC (posta elettronica certificata), quindi lo SDI l'ha messa nel suo cassetto fiscale. Non va inviata di nuovo: se vuoi, mandagli anche il PDF per mail.

Altri stati che puoi leggere:

Stato	Cosa vuol dire e cosa fare
In invio allo SDI	La fattura è partita ed è in viaggio verso lo SDI. Non inviarla di nuovo: lo stato si aggiorna da solo.
Accettata dalla PA / Rifiutata dalla PA	Solo per le fatture alla Pubblica Amministrazione (PA). Un rifiuto si annulla con una nota di credito.
Consegnata (decorrenza termini)	Solo per le fatture alla Pubblica Amministrazione (PA). L'ente non ha risposto nei termini: la fattura è valida e non devi fare niente.

Attenzione: una fattura scartata va corretta e inviata di nuovo entro 5 giorni dallo scarto.

Il testo della mail con la fattura

Il messaggio che il paziente riceve con il PDF si scrive in Impostazioni, nella pagina Il mio accesso, sezione Le tue mail: premi Scrivi i testi (o Modifica).

Mittente: come mittente il paziente legge il nome dello studio.
In copia a: riceve una copia nascosta; il paziente non la vede.
Messaggio: puoi usare i segnaposto {{customer_name}}, {{invoice_number}}, {{invoice_date}} e {{total}}, scritti proprio così, con le doppie parentesi graffe. Il programma li sostituisce con il cognome e nome del paziente (per esempio «Rossi Mario»), il numero della fattura, la data nel formato GG/MM/AAAA e il totale in euro.

Sotto, Cosa riceve il paziente mostra un esempio. Prima di inviare, da una fattura aperta premi Invia per mail e puoi ancora cambiare oggetto e testo.

Domande frequenti

Il paziente dice che la mail non è arrivata: cosa controllo?

Apri la fattura e guarda la riga sotto Documento. Se leggi «Mail a … non recapitata», la riga sotto spiega il motivo: l'indirizzo non esiste o è scritto male, la casella del destinatario non l'ha accettata, oppure il servizio di posta ha bloccato l'invio. Correggi la mail nella scheda del paziente e invia di nuovo. Se invece la mail risulta inviata senza errori, chiedi al paziente di controllare la posta indesiderata.

«Invia allo SDI» è grigio: perché?

Sotto il pulsante leggi «Il canale SDI non è attivo per questo emittente: attivalo per inviare la fattura.» Controlla di aver scelto l'emittente giusto nella fattura oppure attiva il canale per chi emette la fattura. Se invece leggi Fatture elettroniche esaurite., premi Compra un pacchetto.

Dove vedo le risposte dello SDI?

Nell'elenco Fatture vedi lo stato elettronico di ogni fattura. Aprendo la fattura, nella sezione Fattura elettronica · SDI, leggi lo stato e le notifiche arrivate dallo SDI. Se non ne è arrivata nessuna leggi «Nessuna notifica dallo SDI». Una fattura Scartata dallo SDI si corregge con Correggi la fattura e si reinvia: resta la stessa, con lo stesso numero.

Lo SDI ha scartato la fattura: devo fare una nota di credito?

No. Una fattura scartata per il fisco non esiste: non fare una nota di credito e non creare una nuova fattura. Premi Correggi la fattura, correggi i dati segnalati e invia di nuovo la stessa fattura, con lo stesso numero e la stessa data, entro 5 giorni dalla ricevuta di scarto.

Mandare la fattura al paziente e leggere lo stato SDI