Il paziente dice di aver firmato, ma in BeebeeDoc non trovi il documento firmato né i consensi accettati. Quasi sempre la scheda era già aperta e non si è aggiornata: i documenti firmati arrivano di solito entro pochi minuti, e basta premere Aggiorna. In questa guida vedi come verificare e cosa fare se la firma a distanza non è ancora arrivata.

Il video mostra gli stessi passi scritti qui sotto. Dura circa un minuto: se preferisci leggere, segui i passi numerati.

Prima di iniziare

Per chi: segreteria e specialista.
Serve: il nome del paziente, il nome del modulo e il tipo di firma (codice usa e getta o tablet).
Tempo: pochi minuti.

Cosa vedi

Nella scheda del paziente, in Consensi e privacy, il consenso risulta ancora da chiedere e nel blocco Documenti firmati non c’è nessun documento.

Cause e soluzioni

1. La scheda era già aperta (la più frequente)

Il documento firmato è già arrivato, ma la scheda aperta non si è ricaricata. Nella scheda del paziente apri Anagrafica, scorri fino a Consensi e privacy e premi Aggiorna.

Risultato: compare Aggiornato alle con l’ora, il consenso diventa Accettato e il documento firmato è nel blocco Documenti firmati.

2. La firma a distanza non è ancora arrivata

Il servizio di firma manda il documento dopo qualche minuto; a volte resta in coda più a lungo. Per verificare, dal menu a sinistra apri Documenti firmati e passa alla scheda Da Firmare: qui trovi le richieste non ancora firmate, con il nome del paziente, il modulo e il tipo di firma.

Clicca il nome del paziente (nell’esempio, un altro paziente: Anna Piazza, con una richiesta ancora in attesa): nel pannello della richiesta leggi In attesa da e il tempo trascorso. Poi premi Controlla di nuovo.

Se la firma non è ancora arrivata leggi Controllato alle e l’ora, con la scritta «la firma non ci è ancora arrivata»: aspetta qualche minuto e riprova.

Attenzione: se dopo un’ora la richiesta è ancora in attesa, non mandarne un’altra: useresti un’altra firma. Se il paziente ti ha inoltrato la mail «Documento firmato» con il PDF, caricalo in Copie cartacee firmate nella sua scheda, segna i consensi a mano e scrivici dalla chat.

Risultato: quando la firma è arrivata, Controlla di nuovo dice che la richiesta «non è più tra i moduli da firmare»: è stata firmata e la trovi nella scheda Firmati, con il pulsante Vai ai firmati.

Se la tua situazione è diversa

Il paziente ha firmato sul tablet

Controlla che il documento sia stato concluso sul tablet: il paziente deve premere il tasto finale e il tablet deve essere collegato a internet. Fai concludere la firma, poi premi Controlla di nuovo (o Controlla la firma nel pannello del tablet). Se serve, rimanda il modulo con Fai firmare. Il PDF firmato compare in Documenti firmati.

Il modulo è stato mandato due volte

Il paziente può aver firmato una richiesta diversa da quella che stai guardando. In Documenti firmati, scheda Da Firmare, controlla se c’è un’altra richiesta dello stesso modulo, poi premi Controlla di nuovo sulla richiesta che stai guardando: il modulo firmato dall’altra richiesta compare fra i firmati.

Domande frequenti

Quanto ci mette il documento firmato ad arrivare?

Di solito pochi minuti. Se la scheda del paziente era già aperta, premi Aggiorna in Consensi e privacy.

Posso mandare di nuovo la richiesta di firma?

No, non prima di aver premuto Controlla di nuovo: una seconda richiesta è un’altra firma e il paziente potrebbe aver già firmato la prima.

Dove vedo le richieste ancora da firmare?

In Documenti firmati, nella voce Lavoro del menu a sinistra, scheda Da Firmare.

Se il problema resta

Scrivici dalla chat in basso a destra indicando il nome del paziente e del modulo, il tipo di firma (codice usa e getta o tablet) e la data e l’ora in cui hai mandato la richiesta. Così recuperiamo la firma originale.

Il paziente ha firmato ma non vedo il documento