In questa guida confronti i tre livelli di firma elettronica (semplice, con OTP, avanzata), capisci quale scegliere per ogni documento e vedi come funziona il codice OTP. Il livello più alto non è sempre quello giusto: può essere eccessivo per le tue esigenze.

Il regolamento europeo eIDAS definisce diversi livelli di firma elettronica. Qui ne vedi tre:

È il primo livello di sicurezza e la procedura più usata, perché è rapida. Non esiste un elenco fisso di requisiti: si può far firmare un documento in pochi clic (Click to Sign), senza verifica dell'identità. Per questo il firmatario potrebbe facilmente negare di averlo firmato. Sono firme semplici, per esempio, una firma scansionata o quella apposta sul terminale di un corriere.

Si può rafforzare aggiungendo un passaggio di autenticazione, come un codice ricevuto per SMS, e conservando un file di tracciamento con dati come email, numero di telefono e indirizzo IP del firmatario. Più prove raccogli, più il documento è credibile in caso di contestazione.

Non è la stessa cosa della FEA, anche se in Italia spesso si confondono. OTP sta per One Time Password, cioè una password valida una sola volta, come quella che probabilmente usi già con la banca. Al momento della firma il firmatario riceve un codice via SMS, con un messaggio vocale o in una email.

Ha un livello di sicurezza più alto della FES, perché il codice conferma l'identità del firmatario e il numero di telefono compare nel dossier di prova. Il codice OTP è il secondo fattore di una autenticazione a due fattori (2FA): il primo fattore è la password, oppure il clic sul link di firma ricevuto via email; il secondo è il codice numerico. Il codice si può ricevere via SMS, ma anche con applicazioni dedicate o token fisici.

È più sicura ed è consigliata per transazioni finanziarie importanti o per documenti con interessi legali significativi. Richiede criteri di verifica dell'identità più rigorosi: oltre al codice OTP prevede la verifica dell'identità del firmatario con un software, per esempio il caricamento e il controllo in tempo reale del documento di identità. Si usa soprattutto in ambito assicurativo e bancario. Si può aggiungere la prova del consenso, come una casella di spunta o un testo da copiare prima di firmare.

Una FEA deve permettere, tra l'altro, di identificare il firmatario, di collegare la firma in modo univoco al firmatario e al documento, e di verificare che il documento non sia stato modificato dopo la firma.

Esiste anche una FEA con certificato qualificato, che richiede la verifica faccia a faccia (di persona o da remoto) dell'identità: è la soluzione intermedia tra firma avanzata e qualificata, per casi specifici.

Sì: la firma elettronica con OTP è giuridicamente vincolante, purché il documento sia firmato con caratteristiche tecniche che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità del documento e l'impossibilità di modificarlo.

Per gestire la firma OTP Beebeeboard si affida a Yousign. Il firmatario apre il documento nella webapp di Yousign e inserisce il codice nel riquadro dopo aver esaminato i documenti.

Scegli il livello in base al documento: FES per documenti semplici, OTP quando serve una conferma dell'identità, FEA per documenti con rischio legale alto.

Probabilmente sono passate più di 24 ore. Il firmatario può richiederne uno nuovo dalla pagina a cui viene portato.

Chiedi l'invio di un nuovo codice e inseriscilo entro il tempo previsto.

Se la tua situazione è diversa: per attivare la firma remota leggi Come attivare la firma remota (OTP) e acquistare le firme; per mandare un modulo in firma leggi Come mandare un modulo in firma remota (OTP) a un cliente; per usare la firma in BeebeeDoc leggi Come far firmare i consensi al paziente e Firma Elettronica Avanzata (FEA) in BeebeeDoc: licenza, riquadro rosso e prima firma.