In BeebeeSki, prima di creare un cliente cercalo sempre in Contatti: chi ha prenotato la stagione scorsa ha già la sua scheda, con partecipanti e livelli. Se una scheda doppia esiste già, la unisci dalla pagina Doppioni: lezioni, prenotazioni e documenti passano sulla scheda che resta.
Il video mostra gli stessi passi scritti qui sotto. Dura circa due minuti: se preferisci leggere, segui i passi numerati.
Prima di iniziare
Prima di cominciare tieni a portata di mano:
Chi può farlo: la segreteria della scuola, con un ruolo che può modificare i contatti.
Il nome del cliente o un altro dato per riconoscerlo: cognome, mail o cellulare.
Attenzione: l'unione non si può annullare. La scheda unita finisce nel cestino come copia: controlla bene prima di confermare.
Come unire le schede doppie dei clienti
1. Cerca il cliente in Contatti
Apri Contatti e scrivi nella ricerca il cognome, la mail o il cellulare. Se lo trovi una sola volta, usa quella scheda per la nuova prenotazione. Se trovi due schede della stessa persona, passa al passo successivo.
2. Apri Unisci duplicati
In alto clicca Altro e scegli Unisci duplicati. Si apre la pagina Doppioni.
3. Scegli quali contatti controllare
In Quali contatti scegli Clienti. In Come lascia Trovati dal programma: il programma cerca le schede con lo stesso codice fiscale, lo stesso nome e cognome, la stessa partita IVA o la stessa ragione sociale, e le mette in gruppi.
4. Scegli la scheda da tenere
In ogni gruppo le due schede sono affiancate e le differenze sono evidenziate. Clicca la scheda da tenere: compare Questa resta.
5. Unisci
Clicca il pulsante Unisci in «Brambilla Stefania»… (porta il nome della scheda che resta). Nella finestra controlla i Dati della scheda che resta e clicca Unisci. Il programma mostra un messaggio: le altre schede sono nel cestino come copia.
Risultato: in Contatti resta una sola scheda, con le prenotazioni e i documenti di entrambe.
Se non succede: se le due schede non compaiono nei gruppi, i dati sono troppo diversi per il programma: usa Uniscili tu (vedi sotto).
Se la tua situazione è diversa
Sono due persone diverse con lo stesso nome
Sono due persone diverse con lo stesso nome
Quando le due schede hanno codici fiscali diversi, il gruppo mostra l'avviso Codice fiscale diverso: forse sono due persone. Se sono davvero persone diverse clicca Sono persone diverse: il gruppo non ti viene più proposto e lo ritrovi in Vedi quelli ignorati. Se invece sono la stessa persona, usa Unisci comunque….
Le due schede non compaiono insieme
Le due schede non compaiono insieme
Succede per esempio con il nome scritto in due modi. In Come scegli Uniscili tu. In Scheda che resta e in Scheda da unire scrivi il cognome e scegli le due schede dall'elenco, poi clicca Unisci… e conferma come sopra.
I doppi sono due partecipanti dello stesso cliente
I doppi sono due partecipanti dello stesso cliente
Apri la scheda del cliente. Nella sezione Partecipanti spunta le due schede doppie (al massimo due) e clicca unisci contatto.
Si apre il pannello Unisci tutto: segna come Primario la scheda da tenere e clicca Unisci tutto. Compare il messaggio Contatti uniti correttamente.
Limiti
Tra i partecipanti di un cliente puoi unire solo due persone alla volta.
I campi personalizzati compilati solo sulla scheda che sparisce non passano su quella che resta e rimangono sulla copia nel cestino: la finestra di conferma lo avvisa, quindi ricopiali a mano prima di unire.
Dei dati anagrafici restano quelli della scheda che resta: dove è vuota si prende il dato dell'altra. Controllali nella finestra di conferma, nella tabella Dati della scheda che resta.
Domande frequenti
Un cliente dell'anno scorso compare due volte: cosa faccio?
Un cliente dell'anno scorso compare due volte: cosa faccio?
Uniscile da Doppioni come nei passi 2-5, scegliendo come scheda che resta quella che vuoi conservare: appuntamenti, documenti, allegati e consensi dell'altra passano su quella.
Leggo «Codice fiscale diverso: forse sono due persone»: posso unirle lo stesso?
Leggo «Codice fiscale diverso: forse sono due persone»: posso unirle lo stesso?
Le due schede hanno codici fiscali diversi, quindi controlla bene. Se sono davvero la stessa persona usa Unisci comunque…, altrimenti clicca Sono persone diverse.
Dopo l'unione mancano alcuni campi personalizzati: perché?
Dopo l'unione mancano alcuni campi personalizzati: perché?
I campi personalizzati compilati solo sull'altra scheda non passano su quella che resta e rimangono sulla copia nel cestino: la finestra di conferma lo avvisa. Ricopiali a mano prima di unire. Per i dati anagrafici, invece, dove la scheda che resta è vuota si prende il dato dell'altra: la tabella Dati della scheda che resta mostra cosa resterà.
Leggo «Seleziona massimo 2 contatti»: cosa significa?
Leggo «Seleziona massimo 2 contatti»: cosa significa?
Tra i partecipanti puoi unire solo due persone alla volta: togli la spunta in più e riprova.